Encaisser au comptoir

L'écran de vente transforme votre ordinateur en caisse. Vous composez le ticket à partir de votre catalogue ou des rendez-vous du jour, le client règle comme il le souhaite — espèces, chèque, carte bancaire, carte cadeau, ou un mélange — puis vous lui remettez son ticket par SMS, par e-mail, en QR code ou sur papier. Chaque vente est inscrite au registre de caisse, où elle ne peut plus être modifiée ni effacée : la caisse est conforme à la loi anti-fraude à la TVA, par attestation d'éditeur (voir La conformité fiscale de votre caisse).

Avant de commencer

La caisse dépend de votre abonnement. Si elle n'y est pas incluse, l'écran s'ouvre quand même, en lecture : les boutons sont grisés et un encart indique l'abonnement qui la débloque. Les tickets déjà enregistrés restent réglables depuis Tickets en attente.

Vous n'avez pas besoin d'avoir activé les paiements par carte pour vendre : espèces, chèque, virement, carte cadeau et vos moyens de paiement personnalisés fonctionnent sans. Seule la carte bancaire envoyée à un terminal ou à un téléphone demande que vos paiements soient activés (voir Activer les paiements).

Deux réglages comptent dès la première vente, dans Réglages → Factures & devis :

• la section TVA : votre régime de TVA doit être confirmé, sinon la caisse refuse d'encaisser (voir « Ce qui peut bloquer », plus bas) ;
• la section Caisse : vos Moyens de paiement personnalisés (chèque vacances, par exemple), les pourboires, le Ticket remis par défaut, et ce que vos collaborateurs ont le droit de faire. Un administrateur peut toujours tout faire.

Ouvrir l'écran de vente

Plusieurs portes mènent au même écran :

• dans Paiements, le bouton Nouvelle vente, en haut à droite ;
• le bouton Nouveau, en haut du menu de gauche, puis Vente (« Encaisser au comptoir ») — ou la touche V quand ce panneau est ouvert ;
• dans Rendez-vous, ouvrez un rendez-vous : le bouton € Encaisser, en bas de sa fenêtre, ouvre l'écran avec ce rendez-vous déjà sur le ticket. Si le rendez-vous est déjà dans un ticket, la fenêtre affiche Ticket en cours — reprendre à la caisse ; s'il est déjà payé, € Encaissé et un lien Voir le ticket ;
• sur la fiche d'un contact, le bouton Nouvelle vente ouvre un ticket à son nom ;
• dans Paiements, onglet Vue d'ensemble, la carte Caisse du jour liste les rendez-vous terminés pas encore payés, chacun avec un lien Encaisser.

Si vous arrivez avec un rendez-vous ou un client alors qu'un ticket d'un autre client est à l'écran, ce ticket n'est pas perdu : il est mis en attente, et l'écran vous le dit.

Le ticket s'enregistre au fur et à mesure. Si vous fermez l'onglet, vous retrouvez votre dernier ticket ouvert en revenant sur l'écran. Le bouton Quitter, en haut à gauche, vous ramène à l'écran précédent.

En haut de l'écran, une pastille indique l'état de la journée : Caisse ouverte · fond suivi du montant du fond de caisse, ou Caisse fermée — Ouvrir. À droite, Tickets en attente (avec leur nombre) et Mouvement d'espèces.

Ouvrir la caisse avant d'encaisser des espèces

Les espèces ne s'encaissent que dans une journée de caisse ouverte, pour qu'elles comptent dans votre tiroir. Cliquez sur Caisse fermée — Ouvrir : la fenêtre Ouvrir la caisse demande le Fond de caisse, c'est-à-dire l'argent présent dans le tiroir en début de journée. Il est pré-rempli avec le fond laissé au dernier comptage. Si vous saisissez un autre montant, un Motif de l'écart est demandé, et l'écart est inscrit au registre. Validez avec Ouvrir la caisse.

Une fois la caisse ouverte, le bouton Mouvement d'espèces enregistre une Entrée ou une Sortie d'espèces, chacune avec son motif, ou une Remise en banque. Le comptage du soir et la clôture de la journée sont expliqués dans Ouvrir, compter et clôturer sa caisse.

Les rendez-vous du jour

Sous la barre du haut, la bande À encaisser aujourd'hui montre les rendez-vous du jour déjà commencés, avec le client, l'heure, la prestation et la personne qui s'en occupe. Touchez un rendez-vous : sa prestation s'ajoute au ticket, à son prix, attribuée au membre du rendez-vous. Si le client a versé un acompte, il s'ajoute aussi, en déduction.

Un rendez-vous grisé ne s'ajoute pas ; passez la souris dessus pour savoir pourquoi : Déjà encaissé., Offert à la clôture : rien à encaisser. ou Déjà dans ce ticket. La liste se met à jour toute seule, chaque minute. Si elle n'a pas pu l'être, l'écran le dit : « Liste non actualisée : elle sera relue dans une minute. »

Ajouter depuis le catalogue

À gauche, quatre onglets : Prestations, Produits, Cartes cadeaux et Forfaits. Touchez une tuile pour ajouter une ligne au ticket. Un même produit touché deux fois gagne une unité au lieu d'une seconde ligne.

• Les prestations sont rangées par groupe, aux couleurs de votre agenda, avec leur durée et leur prix. Une prestation sans prix fixe affiche Prix libre : elle s'ajoute au ticket à zéro, et son prix ne se modifie pas sur le ticket. Pour la facturer, passez plutôt par Montant libre (ci-dessous).
• Les produits dont vous suivez le stock l'affichent (en stock, stock bas ou Rupture). Le stock n'empêche jamais la vente. Voir Vendre des produits et gérer le stock.

Le champ Rechercher ou scanner un code-barres… filtre le catalogue pendant que vous tapez. Il accepte aussi une douchette : un code-barres complet suivi de la touche Entrée ajoute directement le produit. Si aucun produit ne porte ce code, l'écran l'indique (« Aucun produit avec le code-barres… »).

Sur un écran étroit, le catalogue se range derrière le bouton Ajouter, au-dessus du ticket.

Un montant hors catalogue

Le bouton Montant libre ajoute une ligne qui n'est pas dans votre catalogue. Renseignez un Libellé (facultatif), le Montant TTC, et — si votre entreprise facture la TVA — le taux de TVA, parmi les quatre taux français ; votre taux habituel est présélectionné s'il est réglé. Validez avec Ajouter au ticket. Un montant libre compte comme une prestation.

Vendre une carte cadeau ou un forfait

Dans l'onglet Cartes cadeaux, chaque modèle actif propose ses montants : un clic ajoute la carte au ticket. Le bouton Autre montant ou envoi… (ou Envoyer par e-mail… si le modèle n'accepte pas de montant libre) ouvre une fenêtre avec le Montant, et la case Envoyer la carte par e-mail : E-mail du bénéficiaire (laissé vide, c'est l'e-mail du client du ticket qui sert), Nom du bénéficiaire et Message. La carte n'existe qu'une fois le ticket encaissé : son code s'affiche alors à l'écran de fin, et l'e-mail ne part qu'une fois la vente entièrement réglée. Voir Vendre une carte cadeau.

Dans l'onglet Forfaits, chaque tuile indique le nombre de séances, la durée de validité et le prix. Un forfait est nominatif : sans client sur le ticket, l'écran affiche « Choisissez le client : un forfait est nominatif. » et ouvre le choix du client. Voir Vendre un forfait.

Choisir le client

En haut du ticket, le client est Client de passage tant que vous n'en choisissez pas. Le bouton Choisir (ou Changer) ouvre la fenêtre Client du ticket : cherchez le client, ou créez-le avec Nouveau. Le bouton Client de passage retire le client du ticket.

Une fois le client choisi, son état de fidélité, son numéro (en partie masqué) et ses forfaits en cours s'affichent sous son nom. La case Ne pas mettre son nom sur la note garde le client sur la vente, sans écrire son nom sur la note qui lui est remise.

La date réelle de la prestation

Juste sous le client, la mention Prestation du jour indique que la vente porte la date d'aujourd'hui. Pour une prestation faite un autre jour — oubliée, ou notée sur papier pendant une coupure —, cliquez sur Autre date et saisissez la Date réelle de la prestation. La vente est inscrite dans la journée de caisse en cours, et la note porte la date réelle. Cette date ne peut être ni dans le futur, ni plus d'un an en arrière. Aujourd'hui revient à la date du jour.

Modifier une ligne

Sur chaque ligne :

• un menu choisit le membre de l'équipe qui a fait la prestation ou vendu le produit. Une prestation ajoutée depuis le catalogue est attribuée d'office à la personne qui encaisse ; un produit reste Sans attribution tant que vous ne choisissez personne ;
• les boutons − et + changent la quantité ;
• l'icône pourcentage ouvre la remise de cette ligne ;
• l'icône corbeille retire la ligne. Retirer la prestation d'un rendez-vous retire aussi la déduction de son acompte.

Une ligne d'acompte porte la mention Déjà encaissé, non modifiable : c'est de l'argent déjà reçu, elle ne se modifie pas.

Accorder une remise

Une remise s'accorde sur une ligne (l'icône pourcentage) ou sur tout le ticket (le bouton Remise, sous le ticket). Choisissez % ou €, saisissez la valeur et, si vous le voulez, un motif, puis Appliquer. Retirer la remise l'enlève. Une remise sur le ticket est Répartie sur les prestations et produits, jamais sur un acompte ou une carte cadeau.

Accorder une remise est un droit. Un administrateur l'a toujours ; un collaborateur seulement si la case Accorder une remise est cochée dans les réglages de la section Caisse, et dans la limite de la Remise maximale (%) réglée au même endroit. Sinon, la fenêtre l'indique : « Votre rôle ne permet pas d'accorder une remise : un administrateur peut vous en donner le droit dans les réglages de la caisse. »

Ajouter un pourboire

Le bouton Pourboire n'apparaît que si Proposer des pourboires est activé dans les réglages de la section Caisse. Il propose vos pourcentages habituels, calculés sur le total du ticket, ou un Autre montant à valider avec Ajouter. Le menu Pour l'attribue à un membre, ou le laisse Réparti entre l'équipe. C'est le client qui choisit : rien n'est proposé d'office. La fenêtre rappelle si le pourboire compte dans votre chiffre d'affaires, selon votre réponse à Qui garde les pourboires ? dans les réglages. Un nouveau pourboire remplace le précédent.

Un pourboire reversé à vos salariés n'est pas du chiffre d'affaires : la comptabilité le met de côté, et vous le leur reversez avec la paie. Pour savoir ce qui revient à chacun, ouvrez Paiements, onglet Transactions, vue Rapports, choisissez la période, puis Exporter → Pourboires par salarié (CSV).

Acompte, récompense et forfait

Trois choses déjà payées par le client se déduisent du ticket :

• l'acompte d'un rendez-vous ajoute une ligne en déduction, en gris ; le bas du ticket l'affiche sous Déjà réglé (acompte) ;
• la récompense de fidélité : si le client a une récompense en cours et que la prestation concernée est sur le ticket, le bouton Utiliser la récompense apparaît sous le ticket. La prestation est alors offerte (une unité), avec le badge Récompense fidélité ;
• le forfait : si le client a un forfait qui couvre une prestation du ticket, un bouton Décompter une séance du forfait apparaît sous cette ligne, avec le nombre de séances restantes. La séance paie la prestation et s'affiche Séance payée d'avance.

En bas du ticket, Total TTC, la TVA par taux, ce qui est déjà réglé, puis Reste à encaisser.

Une carte cadeau à déduire du ticket

Il existe deux sortes de cartes cadeaux, et l'écran vous dit laquelle vous avez entre les mains. Le bouton Carte cadeau, sous le ticket, ouvre une fenêtre : saisissez le code, puis Vérifier la carte.

• Une carte à usage unique se déduit du ticket, avant le paiement. Le Montant à déduire est pré-rempli avec le plus petit du solde et du reste à payer ; validez avec Déduire du ticket. La ligne indique TVA déclarée à sa vente · débitée à l'encaissement : rien n'est débité de la carte avant que le ticket soit encaissé.
• Une carte à usages multiples ne se déduit pas ici : la fenêtre vous renvoie au paiement, où elle se règle comme un moyen de paiement (voir plus bas).

Mettre un ticket en attente ou l'abandonner

Le bouton En attente met le ticket de côté, et l'écran repart d'un ticket vierge : pratique quand un client s'absente un instant. Vous le retrouvez dans Tickets en attente, section Mis de côté, avec le bouton Reprendre.

Abandonner le ticket le retire de la caisse sans l'encaisser, après confirmation (Abandonner, ou Garder le ticket pour revenir en arrière). L'abandon est inscrit au registre de caisse : il laisse une trace, même si rien n'a été payé.

Encaisser

Le grand bouton Encaisser, suivi du montant restant, vérifie d'abord le ticket (« Vérification du ticket… »). Si quelque chose bloque, la ligne en cause passe en rouge avec l'explication juste en dessous, et un message nomme le problème. Sinon, la fenêtre Paiement s'ouvre : elle rappelle le client et, en haut à droite, le Reste à régler.

La note, avant le paiement

À partir d'un certain montant de prestations sur le ticket — le seuil fixé par la loi, rappelé à l'écran —, la note doit être remise au client avant qu'il paie. La fenêtre de paiement commence alors par Remettre la note : choisissez SMS, E-mail, Imprimer ou QR code, puis le bouton d'action (Envoyer par SMS, Envoyer par e-mail, Imprimer ou Afficher le QR code). Une option grisée l'est pour une raison, affichée au survol : ticket sans client, client sans numéro de mobile ou sans adresse e-mail, ligne fixe qui ne reçoit pas de SMS.

À la remise, la note est enregistrée avec son numéro, et le ticket ne se modifie plus : une correction passe ensuite par une annulation ou un avoir. Une carte cadeau à usage unique doit donc être déduite du ticket avant la note. Une fois la note remise, la partie paiement s'ouvre en dessous.

Régler en espèces

Choisissez Espèces à gauche. Le montant affiché est pré-rempli avec le reste à régler. Tapez la somme que le client vous tend, au pavé numérique ou avec les boutons de billets proposés, puis Ajouter. Si le client donne plus, la ligne Monnaie à rendre s'affiche en vert. Le bouton Exact remet le montant juste.

Si la journée de caisse n'est pas ouverte, l'écran l'indique : « La caisse n'est pas ouverte : ouvrez-la avant d'encaisser des espèces. »

Chèque, virement, carte sur votre propre terminal

Chèque et Virement s'ajoutent comme les espèces, avec un champ N° du chèque (facultatif) ou Référence (facultative).

Carte — TPE du salon sert quand le client paie par carte sur votre propre terminal bancaire, qui n'est pas relié à OnePlace : vous notez simplement le montant payé. Vos moyens personnalisés (chèque vacances, titres-restaurant…) apparaissent à la suite et s'ajoutent de la même façon.

Carte au terminal de comptoir ou en Tap to Pay

Deux moyens envoient le paiement par carte à un appareil, sans rien ressaisir :

• Carte — terminal envoie le montant au terminal de paiement relié à OnePlace, à ajouter d'abord dans Réglages → Factures & devis, section Terminal de comptoir (voir Le terminal de paiement au comptoir). Si vous en avez plusieurs, choisissez lequel ;
• Tap to Pay — téléphone envoie le montant au téléphone du salon, qui encaisse la carte sans contact. Ce moyen apparaît une fois qu'un téléphone a été déclaré par l'application OnePlace à jour. Si aucun n'est prêt, l'écran dit quoi faire : « Aucun téléphone prêt : ouvrez l'application OnePlace sur le téléphone du salon et activez Tap to Pay. » L'activation sur le téléphone est expliquée dans Encaisser sur mobile.

Saisissez le montant, Ajouter, puis Envoyer au terminal ou Envoyer au téléphone. Les autres moyens ajoutés avant sont enregistrés d'abord, puis la part carte part à l'appareil. Au terminal, l'écran affiche « Présentez la carte… ». Sur le téléphone, une notification Paiement à encaisser arrive : ouverte, elle montre la demande au montant envoyé par la caisse — il ne se ressaisit pas — et l'écran de l'ordinateur décompte le temps restant (Expire dans).

Tant que le client n'a pas présenté sa carte, Annuler arrête la demande. Quand le paiement passe, l'écran affiche Paiement accepté. puis l'écran de fin. S'il affiche « Paiement accepté — inscription à la caisse en cours… », le paiement est bien passé : ne l'encaissez pas une seconde fois, il s'inscrit tout seul. Si la carte est refusée ou que rien n'est présenté à temps, la raison s'affiche (par exemple « Carte refusée. Proposez un autre moyen de paiement. ») avec Relancer ou Autre moyen. Un seul paiement par carte envoyé est possible par ticket.

Si ces moyens sont grisés, un clic dessus en donne la raison : vos paiements doivent être activés, et un terminal ajouté ou un téléphone prêt.

Régler avec une carte cadeau

Pour une carte à usages multiples, choisissez Carte cadeau dans la fenêtre de paiement, saisissez le Code de la carte cadeau et le montant, puis Ajouter. La carte est vérifiée, et l'écran indique ce qui a été appliqué et le solde restant. Si la carte ne couvre pas tout, son solde est appliqué et le reste se règle par un autre moyen. Une carte à usage unique est refusée ici : elle se déduit du ticket, avant la note (voir plus haut).

Payer en plusieurs fois

Un client peut régler une partie en carte cadeau, une autre en espèces, le reste par carte. Ajoutez chaque règlement l'un après l'autre : ils s'empilent dans la liste, et le Reste à régler diminue à chaque ajout. Une croix retire un règlement ajouté par erreur. Quand le total est couvert, cliquez sur Valider le paiement. Tant qu'il manque quelque chose, le bouton refuse et dit combien il reste à répartir.

Retour au ticket ferme la fenêtre sans rien encaisser. Une fois la vente enregistrée — après la remise de la note, par exemple —, ce bouton devient Laisser en attente : ce qui reste à payer vous attend alors dans Tickets en attente.

Après le paiement : remettre le ticket

L'écran de fin affiche le montant encaissé, le numéro du ticket et le détail des règlements, monnaie rendue comprise. La partie Remettre le ticket propose SMS, E-mail, Imprimer, QR code et, quand aucune note n'était due ou qu'elle a déjà été remise, Aucun. Le choix proposé d'office est celui du réglage Ticket remis par défaut. L'écran ne dit « envoyé » qu'une fois l'envoi réellement parti. L'impression s'ouvre dans un nouvel onglet. Un ticket remis une seconde fois est un duplicata, numéroté comme tel.

La facture, le tampon et la suite

Toujours sur l'écran de fin :

• Cartes cadeaux vendues affiche le code de chaque carte vendue, avec Copier ;
• + 1 tampon ajoute un tampon sur la carte de fidélité du client, si votre programme de fidélité est actif ; ce n'est jamais automatique. Si le client a déjà eu un tampon aujourd'hui, l'écran le dit et propose Ajouter quand même ;
• Reprendre rendez-vous ouvre la prise de rendez-vous, avec ce client déjà choisi ;
• Facture crée une facture à partir du ticket et l'envoie au client par e-mail. Elle demande un client sur le ticket et des paiements activés ; sinon le bouton est grisé et dit pourquoi ;
• Voir le ticket ouvre son détail dans Paiements, onglet Transactions ;
• Nouvelle vente repart d'un ticket vierge. Si vous venez de régler un ticket en attente pendant qu'un autre était en cours, le bouton devient Revenir au ticket en cours.

Régler ou annuler un ticket en attente

Tickets en attente liste aussi, sous Enregistrés, reste à régler, les ventes enregistrées qui ne sont pas entièrement payées : une note remise puis laissée en attente, ou une carte qui n'est pas passée. Régler rouvre la fenêtre de paiement sur ce qui reste dû.

Le bouton Annuler, à côté, n'apparaît que sur une note sur laquelle rien n'a encore été payé. Il ouvre la fenêtre Annuler la note : le Motif est obligatoire, puis Annuler la note. Un avoir annule la vente, qui reste au registre avec son motif. Une carte cadeau vendue sur cette note est désactivée, et une récompense de fidélité utilisée est rendue au client. Annuler demande le droit de rembourser : un administrateur l'a toujours, un collaborateur seulement si la case Rembourser un ticket est cochée dans les réglages de la section Caisse. Une note déjà payée, même en partie, ne s'annule pas : elle se rembourse (voir Rembourser ou annuler un ticket de caisse).

Ce qui peut bloquer

• Régime de TVA non confirmé. Un bandeau orange s'affiche en haut de l'écran, avec le lien Confirmer le régime, qui ouvre la section TVA de Réglages → Factures & devis. Tant que ce n'est pas fait, la caisse refuse d'encaisser tout ce qui porte de la TVA : sinon la TVA de chaque vente resterait « à préciser » sur vos tickets, pour toujours. Seul un ticket sans prestation ni produit passe (une carte cadeau vendue seule, par exemple).
• TVA à préciser sur une ligne. Une prestation ou un produit sans taux de TVA, alors que vous n'avez pas de taux habituel, bloque l'encaissement : « La prestation « … » n'a pas de taux de TVA. Réglez-le dans Prestations ou indiquez un taux habituel. » Le message propose Régler la TVA, qui ouvre le réglage du taux habituel. Le taux d'une prestation se règle dans sa fiche (voir Créer une prestation).
• Hors connexion. Un bandeau rouge l'annonce : « Pas de connexion — impossible d'encaisser pour l'instant. Votre ticket est gardé sur cet appareil et sera enregistré au retour du réseau. » Vous pouvez continuer à composer le ticket ; l'encaissement, la mise en attente et l'abandon attendent le retour du réseau.
• Un rendez-vous déjà encaissé ailleurs (sur le téléphone, depuis l'agenda, ou sur un autre ticket) : sa ligne est signalée. Retirez-la, un rendez-vous ne s'encaisse qu'une fois.
• Un ticket modifié dans un autre onglet ou sur un autre poste : l'écran le recharge et l'indique (« Ce ticket a été modifié ailleurs ; il a été rechargé. »). Vérifiez-le avant d'encaisser.
• Une réponse du serveur qui n'arrive pas pendant un encaissement : l'écran dit que l'opération a peut-être abouti. Vérifiez le ticket dans Paiements, onglet Transactions, avant de recommencer.

Le piège courant

Au-delà du seuil de la note, tout se joue avant de la remettre : une fois remise, le ticket est figé. Vérifiez donc les lignes, le client, les remises, et déduisez une éventuelle carte cadeau à usage unique avant de cliquer sur le bouton d'envoi de la note. Après, la seule façon de corriger un ticket encore impayé est d'annuler la note (depuis Tickets en attente, par exemple) et de refaire le ticket.

Et après

• Ouvrir, compter et clôturer sa caisse
• Rembourser ou annuler un ticket de caisse
• Le terminal de paiement au comptoir
• Vendre un forfait
• Vendre des produits et gérer le stock
• La conformité fiscale de votre caisse
• Encaisser en présentiel