Ouvrir, compter et clôturer sa caisse

Une journée de caisse suit toujours le même fil : vous ouvrez la caisse avec l'argent du tiroir, vous encaissez, vous notez ce qui entre et sort en espèces, puis vous comptez le tiroir le soir. La clôture officielle de la journée, le Z, OnePlace la fait ensuite tout seul, dans la nuit.

Avant de commencer

La caisse fait partie de certains abonnements. Si le vôtre ne la comprend pas, le bloc Caisse du jour reste visible mais grisé, avec un badge qui nomme l'abonnement qui la débloque.

Une journée déjà ouverte reste toujours comptable et clôturable, même si votre abonnement change entre-temps : on ne vous laisse jamais avec un tiroir impossible à fermer.

Pour encaisser une vente, voir Encaisser au comptoir. Cet article-ci parle de l'argent du tiroir et de la fin de journée.

Où se trouve votre journée de caisse

Dans Paiements, onglet Vue d'ensemble, le bloc Caisse du jour résume votre journée. À côté du titre, une pastille dit Fermée, ou « Ouverte depuis … » avec l'heure d'ouverture.

Si vous n'avez pas activé les paiements par carte, ce bloc s'affiche directement en haut de la page Paiements : une caisse qui n'encaisse que des espèces fonctionne aussi.

Sur l'écran de vente (bouton Nouvelle vente), la même information apparaît en haut : « Caisse fermée — Ouvrir » ou « Caisse ouverte · fond … ».

Ouvrir la caisse le matin

1. Cliquez sur Ouvrir la caisse dans le bloc Caisse du jour, ou sur « Caisse fermée — Ouvrir » en haut de l'écran de vente.
2. Si vous avez déjà compté la caisse un jour précédent, le champ Fond de caisse est déjà rempli avec l'argent que vous avez laissé dans le tiroir à ce comptage. Le fond de caisse, c'est l'argent présent dans le tiroir au début de la journée. S'il est vide, indiquez zéro.
3. Validez avec Ouvrir la caisse. Un message confirme : « Caisse ouverte avec un fond de … ».

Si le montant que vous saisissez n'est pas celui laissé au dernier comptage, OnePlace vous le signale : de l'argent a bougé entre deux journées. Un champ Motif de l'écart apparaît, et il est obligatoire. L'écart est alors inscrit au registre de caisse, comme une entrée ou une sortie d'espèces.

Tant que la caisse est fermée, vous ne pouvez pas encaisser d'espèces : la fenêtre de paiement affiche « La caisse n'est pas ouverte : ouvrez-la avant d'encaisser des espèces. » Les autres moyens de paiement, eux, ne demandent pas que la caisse soit ouverte.

Pendant la journée : les mouvements d'espèces

Tout argent qui entre dans le tiroir ou en sort sans être une vente doit être noté. Cliquez sur Mouvement d'espèces, dans le bloc Caisse du jour ou en haut de l'écran de vente. Ce bouton n'est disponible que caisse ouverte.

Choisissez le type de mouvement :

• Entrée — vous ajoutez de l'argent dans le tiroir, par exemple de la monnaie. Indiquez le Montant et le Motif, tous deux obligatoires.
• Sortie — vous prenez de l'argent dans le tiroir, par exemple pour payer un achat. Indiquez le Montant et le Motif. Une sortie devient une opération « à justifier » dans votre comptabilité : pensez à y joindre le ticket de l'achat.
• Remise en banque — vous emportez de l'argent pour le déposer à la banque. Indiquez le Montant, et si vous l'avez, le N° de bordereau (facultatif).

Validez avec Enregistrer. Chaque mouvement est inscrit au registre de caisse et dans votre comptabilité.

Ce que montre la Caisse du jour

Caisse ouverte, le bloc affiche trois chiffres :

• Fond de caisse — l'argent du tiroir à l'ouverture.
• Solde des espèces depuis l'ouverture — ce qui a changé depuis : ventes en espèces, entrées, sorties et remises en banque.
• Espèces attendues dans le tiroir — ce que vous devriez trouver en comptant maintenant.

Caisse fermée, le bloc dit « La caisse n'est pas ouverte. » et rappelle, s'il y en a un, le fond laissé à la dernière clôture.

Deux rappels peuvent s'y ajouter : les rendez-vous terminés pas encore encaissés, chacun avec un lien Encaisser, et le nombre de ventes en attente de paiement.

Si le bloc affiche « La journée de caisse n'a pas pu être chargée : son état est inconnu. », cliquez sur Réessayer. Ne concluez pas que la caisse est fermée : l'écran ne le sait pas.

Le soir : compter et clôturer la caisse

Dans le bloc Caisse du jour, cliquez sur Clôturer la caisse. Ce bouton n'apparaît que caisse ouverte. La fenêtre vous guide en trois étapes : Vérifier, Compter, Terminer.

Première étape, Vérifier : OnePlace liste ce qui reste peut-être à faire :

• Rendez-vous terminés, pas encore encaissés — cliquez sur Encaisser, ou sur Offert / non dû… si le client ne devait rien (une retouche offerte, par exemple). Il faut alors un motif, puis Confirmer. Ce choix est inscrit au registre de caisse.
• Ventes en attente de paiement — cliquez sur Encaisser, ou sur Annuler pour une vente dont rien n'a été payé (voir Rembourser ou annuler un ticket).

Ce contrôle ne bloque rien : vous pouvez compter maintenant et encaisser plus tard. Cliquez sur Continuer.

Deuxième étape, Compter : pour chaque billet et chaque pièce, indiquez combien vous en avez, avec les boutons + et −, ou en tapant le nombre. Le champ Autres pièces (montant) sert pour ce qui ne rentre pas dans la liste.

En bas, trois chiffres se mettent à jour : Attendu, Compté et Écart. S'il y a un écart, même petit, le champ Raison de l'écart devient obligatoire. Sans raison, vous lisez « Il y a un écart de caisse : indiquez-en la raison. » Cliquez sur Continuer.

Troisième étape, Terminer : décidez de ce que devient l'argent compté :

• Remise en banque (facultative) — ce que vous emportez à la banque.
• Fond laissé pour demain — proposé automatiquement : le compté moins la remise.

Les deux doivent faire exactement le montant compté. Sinon, OnePlace refuse et vous explique : pour sortir de l'argent du tiroir sans le déposer à la banque, passez par Mouvement d'espèces → Sortie, avec son motif.

Cliquez sur Clôturer la caisse. Le message « Caisse comptée. La clôture fiscale se fera automatiquement à minuit. » confirme.

La caisse repasse Fermée. Vous pouvez encore vendre : pour encaisser à nouveau des espèces, rouvrez la caisse, et le fond laissé vous est proposé.

Qui peut clôturer la caisse

Un administrateur peut toujours clôturer. Un membre de l'équipe le peut si la case Clôturer la caisse est cochée dans Réglages → Factures & devis, section Caisse, rubrique Ce que vos collaborateurs peuvent faire. Sinon, le bouton est grisé, et une bulle explique pourquoi en le survolant.

La clôture fiscale (le Z), faite chaque nuit

Le Z est le résumé officiel et figé d'une journée de caisse. Vous n'avez rien à faire pour l'obtenir : OnePlace le crée tout seul dans la nuit, une fois minuit passé, pour chaque jour où votre registre a enregistré une vente, un paiement ou un mouvement d'espèces.

Un Z contient notamment :

• les ventes TTC, et la TVA de chaque taux avec son montant hors taxes ;
• les remboursements, et les annulations de notes ;
• les pourboires ;
• le total par moyen de paiement (espèces, carte, chèque…) ;
• l'écart de caisse constaté au comptage ;
• le total de la période, et le total perpétuel : le cumul de tout ce que votre caisse a enregistré depuis ses débuts.

Juste après sa création, chaque Z est signé électroniquement. Cette signature prouve qu'il n'a pas été modifié depuis.

Une journée clôturée ne se modifie plus. Un remboursement fait le lendemain apparaît dans le Z du lendemain, pas dans celui de la vente.

Le Z par e-mail

Chaque Z journalier est envoyé par e-mail à tous les administrateurs de votre compte. L'e-mail reprend les totaux du jour, puis une « Preuve d'intégrité » : des empreintes et la signature du Z. Il précise : « Conservez cet e-mail : il fait foi de la clôture de votre caisse. »

Cette copie, qui vit hors de OnePlace, est l'une des preuves que votre registre n'a pas été réécrit.

Couper l'envoi du Z par e-mail

Dans Réglages → Factures & devis, section Conformité fiscale, rubrique Clôture du jour par e-mail, désactivez l'interrupteur Recevoir le Z par e-mail. Seul un administrateur peut le faire.

OnePlace vous demande de confirmer, « Couper l'envoi du Z par e-mail ? », avec le bouton Couper l'envoi. Avant de le faire, sachez que :

• la coupure est inscrite au registre de caisse ;
• vos Z suivants mentionnent que la copie quotidienne par e-mail est désactivée, et depuis quand ;
• les Z restent consultables dans OnePlace, mais vous n'en recevez plus de copie.

Pour réactiver l'envoi, réactivez l'interrupteur. Le premier Z envoyé ensuite précise la période pendant laquelle l'envoi était coupé.

Les clôtures du mois et de l'exercice

Elles aussi sont automatiques :

• la clôture du mois est créée après le dernier jour du mois ;
• la clôture de l'exercice est créée à la fin de votre exercice comptable, ou au 31 décembre si aucun exercice n'est réglé dans votre comptabilité.

Comme pour les journées, elles n'existent que si la période a eu de l'activité. Elles ne sont pas envoyées par e-mail : vous les retrouvez dans OnePlace.

Retrouver et réimprimer un Z

Dans Paiements, onglet Transactions, choisissez Clôtures (Z). Trois choix en haut : Jours, Mois et Exercices.

Le tableau affiche, pour chaque clôture, la Période, les Ventes TTC, les Espèces, les Cartes et le Sceau :

• « ✓ Signée » — tout est en ordre ;
• « En attente de signature » — la signature n'est pas encore posée ; elle suit normalement de peu la clôture ;
• « Signature en retard » — la signature tarde ; l'équipe OnePlace en est alertée.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail du Z. En bas du panneau, le bouton PDF ouvre une version à imprimer et lance l'impression : imprimez-la, ou enregistrez-la en PDF depuis la fenêtre d'impression de votre navigateur.

Tant qu'aucune journée n'a été clôturée, la liste affiche « Aucune clôture pour l'instant. La journée se clôture automatiquement à minuit dès qu'une vente a été enregistrée. »

Les rapports de caisse

Toujours dans Transactions, le choix Rapports résume votre activité sur une période : Aujourd'hui, Cette semaine, Ce mois, Mois dernier, ou Personnalisée (vous choisissez les dates Du et Au).

Vous y trouvez le chiffre d'affaires TTC et HT, le nombre de ventes, le panier moyen, les remises, les remboursements, puis le détail par collaborateur, par moyen de paiement, par jour, et par prestation ou produit.

Le bouton Exporter prépare trois fichiers pour votre comptable : Lignes de vente (CSV), Paiements (CSV) et Clôtures Z (CSV).

Si votre abonnement ne comprend pas les rapports, ils sont remplacés par un encart qui nomme l'abonnement qui les débloque. Le choix de la période et le bouton Exporter restent disponibles : ce sont vos données, vous pouvez toujours les remettre à votre comptable.

Le piège courant

Clôturer la caisse n'est pas le Z. Compter le tiroir le soir vérifie vos espèces et prépare le fond du lendemain. La clôture fiscale, elle, se fait seule dans la nuit, que vous ayez compté ou non. Un écart constaté au comptage figure ensuite dans le Z.

Second piège : à l'étape Terminer, l'argent compté doit être réparti exactement entre la remise en banque et le fond laissé. Si vous voulez garder de l'argent pour autre chose, notez-le d'abord avec Mouvement d'espèces → Sortie, puis comptez.

Et après

• Encaisser au comptoir
• Rembourser ou annuler un ticket
• La conformité fiscale de votre caisse