Envoyer un devis et le faire signer

Un devis engage votre client avant la commande ou le rendez-vous : il consulte le détail en ligne, voit le total, et peut l'accepter — signature à l'écran comprise — sans jamais avoir besoin de se déplacer ni de vous répondre par e-mail.

Avant de commencer

Il vous faut vos paiements activés (voir Activer ses paiements) et au moins un produit dans votre catalogue (voir Créer un produit) — un devis ne peut contenir que des produits déjà créés, jamais une ligne libre improvisée avec un prix inventé sur le moment.

Selon votre abonnement OnePlace, l'onglet Devis peut être verrouillé : un bandeau propose alors de débloquer la fonctionnalité. Et tant que votre vérification d'identité n'est pas terminée, le bouton Nouveau devis reste grisé — un survol explique pourquoi, et cliquer dessus vous envoie directement sur l'onglet Vérification plutôt que d'ouvrir le formulaire.

Les devis n'existent que côté web : il n'y a pas d'écran équivalent dans l'application mobile OnePlace, ni pour en créer, ni pour les consulter.

Choisir le client et les produits

Dans Paiements, onglet Devis, le bouton Nouveau devis ouvre le formulaire. Deux premiers champs :

• Client — recherché parmi vos contacts existants. Ce champ ne crée pas de contact à la volée : s'il manque, ajoutez-le d'abord depuis l'onglet Contacts. Tant que vous n'avez aucun contact, le champ vous le signale directement plutôt que de rester une liste vide sans explication.
• Produits — un ou plusieurs produits de votre catalogue, ajoutés un par un via Ajouter un produit. Chaque ajout crée sa propre ligne, avec une quantité modifiable individuellement — ajouter deux fois le même produit crée deux lignes distinctes plutôt que de cumuler la quantité sur une seule. Un total se recalcule en direct au fil de vos ajouts.

Ce que le client verra

Deux textes libres, visibles sur le devis final :

• Date d'expiration — facultative : passé cette date, le devis n'est plus acceptable par le client.
• Message d'introduction — en tête du devis.
• Conditions / Mentions — pré-rempli avec vos mentions par défaut si vous en avez configuré dans vos réglages de facturation.

Remise, délai et note interne

Dans les Options avancées, repliées par défaut :

• Remise — uniquement un code promo déjà créé (voir Créer un code promo), pas de remise ponctuelle saisie à la main. Si vous n'avez encore aucun code promo actif, le sélecteur vous invite à en créer un depuis l'onglet Codes promo plutôt que de rester vide.
• Délai de paiement (jours) — ce n'est pas la validité du devis, mais le délai de règlement de la future facture, une fois le devis accepté.
• Note interne — jamais montrée au client, pour vos propres repères.

Envoyer le devis

Il n'y a pas de bouton « Envoyer » séparé : Créer et envoyer fait les deux à la fois. Le devis est créé, puis, si le contact a une adresse e-mail valide et n'a pas désactivé vos messages, l'e-mail de devis part automatiquement avec un lien vers la page d'acceptation. Cet e-mail est personnalisable depuis Marketing → Modèles.

Si l'envoi automatique ne part pas — Mailgun non configuré, modèle désactivé, contact désinscrit —, le devis reste malgré tout créé : partagez-lui alors le lien vous-même, avec le moyen décrit ci-dessous.

Partager le lien de signature

Sur un devis en attente, l'icône Lien pour faire signer le devis ouvre un panneau avec le lien à copier et un QR code, pratique pour faire signer directement au comptoir sur le téléphone du client plutôt que par e-mail. Ce panneau ne dépend pas de votre vérification d'identité : vous pouvez le générer et le partager même si votre compte de paiement est encore en cours de vérification, contrairement au bouton de création d'un nouveau devis.

Ouvrir ce panneau ne renvoie rien au client — c'est vous qui transmettez ensuite le lien, par le canal de votre choix.

Ce que voit et fait le client

Sur la page publique, le client voit le détail du devis ligne par ligne et son total. Il saisit son nom, dessine sa signature à l'écran, coche la case « J'accepte le devis… », puis clique sur Accepter le devis — ou choisit Refuser et indique un motif facultatif.

La signature est réellement exigée : sans trait dessiné dans le pad, le bouton d'acceptation reste inactif, quel que soit le reste du formulaire déjà rempli.

Ce qui se passe à l'acceptation

Que le client accepte en ligne ou que vous forciez l'acceptation vous-même — icône Devis accepté — créer la facture, sur l'onglet Devis —, le devis se transforme en facture. Mais pas toujours de la même façon :

• Devis classique, sans abonnement : une facture est créée en statut Brouillon. OnePlace n'offre aucun bouton pour la finaliser ou l'envoyer ensuite depuis l'application — il faut la traiter depuis votre compte Stripe pour qu'elle parte réellement au client.
• Devis avec un produit récurrent : un abonnement est créé, et la première facture qui en découle est finalisée et envoyée automatiquement par Stripe, sans action de votre part.

Vous recevez dans les deux cas une notification vous informant de l'acceptation.

Si le client refuse

Aucune facture n'est créée. Vous recevez une notification vous informant du refus, avec le motif indiqué par le client s'il en a laissé un.

Si le lien ne fonctionne plus

Le client peut tomber sur plusieurs écrans selon l'état du devis, chacun avec un message différent :

• « Lien invalide » — l'adresse est mal copiée ou incomplète.
• « Devis expiré » — passé la date que vous avez fixée, avec un rappel de vous recontacter pour en redemander un.
• « Devis clôturé » — vous avez annulé le devis entre-temps.
• « Indisponible » — le devis n'existe plus côté Stripe, ou une panne technique passagère empêche de le récupérer.

Dans tous ces cas, la page invite le client à vous recontacter directement — aucun de ces écrans ne propose de générer un nouveau lien tout seul.

Rouvrir le lien après coup n'est en revanche pas une erreur. Si le client (ou vous) rouvre le même lien après qu'il a déjà accepté ou refusé, la page affiche une confirmation plutôt qu'un message d'erreur — « Devis accepté » ou « Devis refusé », avec un rappel de la décision prise. Utile si le client a fermé l'onglet trop vite et veut vérifier qu'il a bien validé.

Les statuts d'un devis

Un devis affiche Brouillon, En attente, Accepté ou Annulé. Tant qu'il est en attente ou en brouillon, l'icône Annuler le clôture définitivement — sans écran de confirmation intermédiaire : le clic annule immédiatement.

Dupliquer un devis

L'icône Dupliquer repart d'une copie du devis — mais celle-ci reste en brouillon, sans lien de signature ni bouton pour l'envoyer. Il n'existe aucun moyen, dans cet onglet, de finaliser puis d'expédier un devis dupliqué : utilisez plutôt cette copie comme base pour recréer un nouveau devis normalement.

Le piège courant

« Auto-facture » ne veut pas dire « auto-envoyée ». Pour un devis sans abonnement — le cas le plus courant —, l'acceptation du client crée bien une facture, mais elle reste en brouillon, invisible pour lui, tant que vous ne l'avez pas finalisée depuis Stripe. Ne présumez pas que votre client a reçu sa facture simplement parce qu'il a signé le devis — le message qu'il voit à l'écran (« Merci ! Votre devis a bien été accepté. Vous recevrez la facture correspondante. ») ne se réalise pas tout seul dans ce cas.

Second piège, plus discret : contrairement à Annuler un rendez-vous ou à un remboursement, Annuler un devis ne demande aucune confirmation. Un clic sur l'icône suffit à le clôturer définitivement, sans second écran pour se raviser.

Et après

• Créer et envoyer une facture
• Créer un produit
• Suivre sa trésorerie