La conformité fiscale de votre caisse

Depuis la mise en service de la caisse, chaque encaissement enregistré par OnePlace est inscrit dans un registre de caisse que personne ne peut modifier : les ventes au comptoir, mais aussi les acomptes de réservation, les cartes cadeaux, les liens de paiement ou les factures payées. Cet article explique ce que cela veut dire pour vous, et où se trouvent les documents à présenter en cas de contrôle.

Ce que dit la loi, en mots simples

La loi dite « anti-fraude à la TVA » (article 286 du code général des impôts) s'applique à toute entreprise soumise à la TVA qui encaisse des particuliers. Son logiciel de caisse doit garantir quatre choses :

• L'inaltérabilité. Un encaissement enregistré ne se modifie plus et ne s'efface plus. Une erreur se corrige par une nouvelle opération, une annulation ou un avoir, jamais en réécrivant l'ancienne.
• La sécurisation. Chaque enregistrement est scellé et relié au précédent, comme les maillons d'une chaîne : toute modification se verrait. Chaque journée, chaque mois et chaque exercice qui ont eu de l'activité sont clôturés, puis signés électroniquement.
• La conservation. Les données restent consultables pendant toute la durée légale.
• L'archivage. Des archives signées sont produites régulièrement, pour être remises à l'administration si elle les demande.

Pour prouver que votre logiciel respecte ces règles, la loi admet une attestation individuelle, remise par l'éditeur du logiciel à chaque entreprise qui l'utilise. C'est la preuve choisie par OnePlace : on parle de caisse « conforme par attestation d'éditeur ».

Le registre est le même quel que soit votre abonnement. Aucun réglage ne permet de le couper.

Où trouver la page

Dans Réglages → Factures & devis, descendez jusqu'à la section Conformité fiscale. Elle est ouverte à tous les abonnements. Certaines actions sont réservées aux administrateurs : l'écran le dit quand c'est le cas.

Si votre abonnement s'arrête, ces documents restent accessibles. L'écran d'abonnement propose alors le lien archives fiscales et attestation, qui ouvre la page « Conformité fiscale de votre caisse ». Elle le rappelle : « Vos archives, votre attestation de conformité et l’accès pour un contrôleur restent accessibles quel que soit votre abonnement : la loi vous oblige à les conserver et à les présenter pendant six ans. »

La vérification d'intégrité

La rubrique Intégrité du registre dit si votre registre est intact. Chaque nuit, OnePlace vérifie les nouveaux enregistrements et leurs liens avec les précédents.

• ✓ Intègre, suivi du nombre d'enregistrements vérifiés : tout est en ordre.
• Si les derniers encaissements n'ont pas encore été vérifiés, la rubrique dit combien l'ont été, et que « les suivants le seront cette nuit ».
• Un défaut détecté est affiché en rouge, avec sa date. Le support OnePlace est prévenu automatiquement.

Le bouton Vérifier maintenant relance la vérification complète, tout de suite. Tout membre de l'équipe peut l'utiliser. Le résultat s'affiche juste en dessous.

Tant que vous n'avez rien encaissé, la rubrique indique « Aucun enregistrement pour l'instant : le registre commence à votre premier encaissement. »

Les archives signées

La rubrique Archives fiscales liste vos archives, avec cette mention : « Générées et signées chaque mois et chaque exercice. » Vous n'avez rien à faire pour les obtenir.

Chaque ligne donne la période — un mois, un exercice ou une période choisie —, le nombre d'enregistrements et l'état de la signature : « signée » ou « signature en attente ». Le bouton ZIP télécharge l'archive. Chaque téléchargement est inscrit au registre.

Avant la fin de votre premier mois, la liste indique « Aucune archive pour l'instant : la première est générée à la fin du mois. »

Besoin d'une archive sur une période précise ? Un administrateur clique sur Générer une archive…, choisit le Début de la période et la Fin de la période, puis clique sur Générer. La période doit être terminée, durer un an au plus, et se situer dans les sept dernières années.

Une archive est un fichier ZIP. Elle contient vos données en fichiers lisibles dans un tableur, une notice, et la signature électronique de OnePlace.

Vérifier une archive

Tout le monde peut vérifier qu'une archive n'a pas été modifiée, vous comme un contrôleur, sur la page publique app.oneplace.fr/verifier.

Cliquez sur Choisir une archive (.zip) ou la déposer ici, puis choisissez le fichier. La page le précise : « Aucun fichier n’est envoyé : la vérification a lieu dans votre navigateur. »

Le verdict est Archive valide, ou Archive invalide avec le premier défaut trouvé.

L'attestation de conformité

L'attestation compte deux parties, appelées volets :

• le volet 1, rempli et signé par OnePlace, éditeur du logiciel ;
• le volet 2, rempli et signé par le représentant légal de votre entreprise : gérant, président…

Les deux volets se présentent ensemble à l'administration en cas de contrôle. L'attestation ne vaut que si votre volet 2 est complété et signé.

Une nouvelle version majeure du logiciel demande une nouvelle signature. Les attestations des versions précédentes restent alors téléchargeables dans l'historique de la carte.

L'attestation aujourd'hui : un projet

La carte Attestation de conformité de votre caisse porte pour l'instant le badge Projet. OnePlace n'a pas encore signé son volet : vous ne pouvez donc pas encore signer le vôtre.

Vous pouvez déjà relire le texte avec Voir le projet (PDF). Ce PDF n'a aucune valeur : il porte en tête « SPÉCIMEN — document non valable : attestation non signée », la date de signature de OnePlace y est laissée « [à compléter au lancement] », et votre volet 2 y reste à compléter. Ne le présentez pas comme une attestation.

Quand la signature sera ouverte

La carte passera à À signer. Un administrateur, représentant légal de l'entreprise, pourra relire le volet 1 (Lire le volet 1 (OnePlace)), compléter Nom et prénom, Qualité, Raison sociale et Ville, puis lire Votre volet 2, tel que vous le signez. Il devra cocher la déclaration de représentant légal et la case de confirmation, puis cliquer sur Signer l’attestation. Une copie en PDF sera envoyée à son adresse e-mail.

Une fois signée, la carte affiche la date de signature et le lien Télécharger le PDF.

L'accès pour un contrôleur

En cas de contrôle, vous pouvez remettre à l'agent de l'administration fiscale un lien en lecture seule vers votre registre. Il y voit vos tickets et leur détail, les espèces, les événements du registre, les clôtures, les archives et l'attestation. Il ne peut rien modifier.

Pour créer un accès, un administrateur suit ces étapes dans la carte Accès pour un contrôleur :

1. Cliquez sur Créer un accès (lecture seule)….
2. Donnez un Libellé (facultatif), par exemple le nom du contrôle.
3. Choisissez la Durée : 7 jours, 15 jours ou 30 jours.
4. Cliquez sur Créer l’accès.
5. Copiez le lien avec Copier, puis transmettez-le à l'agent.

Attention : le lien ne s'affiche qu'une fois. La fenêtre le dit : « Copiez ce lien maintenant : il ne sera plus affiché (seule son empreinte est conservée). » Si vous l'avez perdu, créez un nouvel accès et révoquez l'ancien.

Les accès actifs restent listés, avec leur date de fin. Le bouton Révoquer coupe un accès avant sa fin. Chaque ouverture du lien par l'agent est inscrite au registre, au plus une fois par heure.

L'affiche à poser là où vos clients paient

La loi vous demande d'afficher, là où vos clients paient, comment la note et le ticket leur sont remis. Dans la rubrique Affiche au lieu de paiement, cliquez sur Ouvrir l'affiche à imprimer.

L'affiche porte le nom de votre commerce et le titre « Votre note et votre ticket ». Elle explique au client :

• qu'à partir d'un certain montant de prestation, la note lui est remise avant le paiement, et en dessous, s'il la demande ;
• que le ticket de caisse est remis à sa demande ;
• qu'il peut les recevoir par SMS, par e-mail, par QR code ou sur papier.

Cliquez sur Imprimer / PDF en haut de l'affiche, puis posez-la près de votre caisse.

Les autres rubriques de la page

• Clôture du jour par e-mail : tant que l'interrupteur Recevoir le Z par e-mail est activé, les administrateurs reçoivent le Z, la clôture de la journée, chaque jour avec des encaissements. Cette copie, hors de OnePlace, prouve que rien n'a été réécrit. Voir Ouvrir, compter et clôturer sa caisse.
• TVA des cartes cadeaux et Sommes versées d'avance : deux choix qui valent déclaration de votre part. Chaque changement est inscrit au registre. Voir Vendre une carte cadeau et Demander un acompte.

Que faire en cas de contrôle

1. Ne cherchez rien à corriger. Le registre ne se modifie pas. Une erreur passée se corrige par un avoir ou une annulation, qui restent visibles.
2. Créez un accès pour le contrôleur, d'une durée adaptée, et transmettez-lui le lien. Révoquez-le quand le contrôle est fini.
3. Présentez l'attestation, volets 1 et 2, en PDF, une fois signée. Tant que la carte affiche Projet, vous n'avez pas encore d'attestation signée à présenter : écrivez-nous depuis l'assistance.
4. Si l'agent demande des fichiers, téléchargez les archives de la période avec le bouton ZIP. Il peut les vérifier lui-même sur app.oneplace.fr/verifier.
5. Gardez les e-mails de clôture du jour (Z). Ils sont une copie de vos clôtures, hors de OnePlace.
6. Vérifiez que l'affiche est posée là où vos clients paient.

Le piège courant

Le PDF Voir le projet (PDF) n'est pas une attestation. Il est marqué « SPÉCIMEN » et ne porte aucune signature. Seule une attestation signée, téléchargée depuis Télécharger le PDF, se présente à l'administration.

Second piège : le lien d'accès pour un contrôleur ne se réaffiche jamais. Copiez-le dès sa création.

Et après

• Ouvrir, compter et clôturer sa caisse
• Encaisser au comptoir
• Rembourser ou annuler un ticket
• Transmettre à son comptable