Mettre en route sa comptabilité

Avant de commencer

La Comptabilité est réservée au palier le plus complet de OnePlace : si votre organisation n'y a pas accès, ouvrir Comptabilité affiche un aperçu flouté du module avec un bouton pour changer d'offre, plutôt que l'écran de bienvenue décrit ci-dessous.

La première fois que vous ouvrez Comptabilité, un écran de bienvenue résume déjà ce qu'OnePlace sait de votre entreprise grâce à votre numéro SIREN — nom, forme juridique, adresse, code d'activité. Le bouton Commencer lance ensuite une série de questions ; tant qu'elles ne sont pas toutes répondues, toute page de Comptabilité vous y ramène automatiquement. Ce n'est pas un blocage arbitraire : sans savoir si vous êtes en micro-entreprise ou en société, à quel régime de TVA, avec quelle forme juridique, OnePlace ne peut ni catégoriser vos écritures ni calculer vos échéances.

Si ce pré-remplissage manque — SIREN non renseigné à votre inscription, ou consultation du registre indisponible sur le moment —, l'écran de bienvenue est simplement plus court : rien ne bloque, vous répondez alors vous-même à toutes les questions, y compris la forme juridique.

Votre régime fiscal

L'écran s'adapte à votre forme juridique, éditable en tête de cet écran si elle a changé depuis votre inscription.

Pour une société, trois cartes :

• Impôt sur les sociétés (IS) — le cas le plus fréquent : liasse fiscale 2033A/B/C/D et déclaration 2065 ;
• Artisan-commerçant (BIC) — société à l'impôt sur le revenu avec une activité commerciale ou artisanale, liasse 2031 ;
• Profession libérale (BNC) — société à l'impôt sur le revenu avec une activité libérale, liasse 2035.

Pour une entreprise individuelle, la question porte d'abord sur l'imposition : à l'impôt sur le revenu (le plus courant, votre résultat s'ajoute aux revenus de votre foyer fiscal) ou à l'impôt sur les sociétés (un régime sur option). Vient ensuite votre activité principale — prestations libérales, prestations commerciales ou artisanales, vente de marchandises, ou location meublée non professionnelle. Si vous êtes à l'IR, un dernier choix reste à faire :

• Micro-entreprise — vous déclarez votre chiffre d'affaires, sans TVA sous les seuils ; comptabilité ultra-simplifiée, un livre des recettes, pas de bilan ;
• Régime réel — comptabilité complète (bilan, compte de résultat, liasse fiscale) pour déduire vos charges réelles et récupérer la TVA.

Voir Micro ou réel pour ce que ce choix change ensuite, écran par écran, dans l'application.

Chaque écran se valide avec le bouton Continuer, en bas à droite ; Retour, en bas à gauche, permet de revenir corriger une réponse précédente sans perdre celles données depuis. Si l'enregistrement d'une étape échoue — coupure réseau, par exemple —, un message apparaît sous les boutons plutôt que de vous laisser avancer en silence : vous restez sur l'étape, corrigez si besoin, et retentez.

Votre profession et votre activité

Un sélecteur vous propose une profession parmi plus de 150 professions, avec une suggestion déjà pré-cochée à partir du code d'activité de votre entreprise ; le bouton Je ne trouve pas ma profession ouvre une recherche complète où taper les premières lettres suffit. L'écran suivant demande la nature de vos ventes : prestation de services ou activité libérale, produits physiques, ou les deux à la fois — ce choix affine encore la façon dont vos futures écritures seront catégorisées.

Votre exercice en cours

Précisez d'abord s'il s'agit de votre premier exercice — la réponse conditionne des allègements réels : pas d'acompte d'impôt sur les sociétés la première année (le fisc n'a pas de base de calcul) et une exonération de CFE, détaillés dans Suivre ses échéances. Si c'est le cas, la date de création de votre société vous est aussi demandée.

Choisissez ensuite l'année d'exercice concernée — parmi l'année en cours, la précédente ou la suivante — puis sa date de clôture (mois et année) ; la plupart des entreprises clôturent au 31 décembre, mais rien ne vous y oblige. Le sélecteur de date de création, lui, ne remonte pas au-delà de cinq ans : au-delà, il ne s'agit probablement plus de votre premier exercice.

Vos déclarations de TVA

Répondez d'abord si vous facturez la TVA. Si non, deux raisons possibles à préciser : votre activité est totalement exonérée (certaines activités médicales ou paramédicales, par exemple), ou votre chiffre d'affaires reste sous le seuil de franchise — ce ne sont pas la même chose, et l'écran explique la nuance. Si oui, indiquez la fréquence de vos déclarations :

• une fois par an (formulaire CA12), à la clôture, en versant deux acomptes ;
• tous les trois mois (formulaire CA3) ;
• tous les mois (formulaire CA3).

Pour ces deux derniers cas, une question complémentaire précise votre jour habituel de paiement, propre à votre département.

Selon votre régime, une dernière question peut s'ajouter : l'adhésion à une association de gestion agréée pour les sociétés au réel en BNC, ou, en micro-entreprise, la fréquence de vos déclarations URSSAF et si vous avez opté pour le versement libératoire de l'impôt sur le revenu — deux réglages qui calibrent ensuite vos échéances dans Suivre ses échéances.

Connecter votre banque

Cette étape ne demande rien : cliquez directement sur Continuer pour passer au récapitulatif — la façon dont vos mouvements bancaires entrent réellement dans OnePlace est détaillée dans Connecter sa banque.

Terminer le parcours

Un dernier écran récapitule toutes vos réponses avant validation :

• entreprise, forme juridique et activité ;
• régime fiscal, assujettissement à l'IS, premier exercice et date de clôture ;
• régime de TVA ;
• profession, et selon votre situation, adhésion à une AGA ou fréquence de déclaration URSSAF.

Le bouton Accéder à ma comptabilité valide définitivement le parcours et vous ouvre le tableau de bord.

Si votre situation n'est pas encore prise en charge — une société imposée sur le revenu, par exemple — un écran vous l'indique clairement plutôt que de vous laisser avancer dans un parcours qui n'aboutira pas. Vous pouvez continuer à utiliser le reste d'OnePlace normalement (agenda, facturation, marketing) ; un bouton vous ramène directement changer votre régime fiscal si besoin.

Reprendre plus tard

Rien ne vous oblige à finir d'un coup : le lien Plus tard, sur l'écran d'accueil, vous ramène au tableau de bord principal. Tant que le parcours n'est pas terminé, l'étape Démarrer votre comptabilité du Guide de démarrage y rappelle où vous en étiez — « Reprenez où vous en étiez — question 3 sur 8 » — avec un bouton Reprendre qui vous ramène exactement à l'écran où vous vous étiez arrêté. Vos réponses déjà données restent enregistrées.

Le nombre de questions dépend de votre régime : sept au réel BIC, huit au micro ou au réel BNC déclaration contrôlée, qui ont chacun un écran supplémentaire (versement libératoire pour l'un, association de gestion agréée pour l'autre).

Seules les réponses validées par un clic sur Continuer sont conservées : si vous modifiez un choix sur l'étape en cours sans valider, puis cliquez Retour, cette modification non validée se perd — l'étape à laquelle vous revenez rouvre avec vos toutes dernières réponses enregistrées, pas avec ce que vous veniez de changer.

Ce parcours n'existe que depuis un navigateur, ordinateur ou mobile — l'application mobile OnePlace ne le propose pas. Une fois la mise en route terminée, la plupart des écrans de Comptabilité, eux, existent aussi sur mobile.

Modifier vos réponses plus tard

Vos réponses restent modifiables depuis Réglages → Comptabilité. Dès la toute première écriture enregistrée, le régime fiscal se verrouille — définitivement, pas seulement pour l'exercice en cours : voir Micro ou réel pour le détail de ce verrou et comment l'anticiper.

N'importe quel membre de votre équipe peut terminer ce parcours ou modifier ces réglages ensuite, pas seulement les administrateurs — pensez-y si plusieurs personnes ont accès à votre organisation.

Le piège courant

Si vous encaissez des paiements par carte pendant que vous n'avez pas encore terminé ce parcours, rien ne se perd : OnePlace les met de côté et les intègre automatiquement dans votre comptabilité dès que vous avez terminé — avec un peu de décalage, en général jusqu'au lendemain.

Et après

• Micro ou réel
• Enregistrer une recette
• Photographier une dépense