Notes de frais

Carburant, repas client, billet de train : il arrive qu'une dépense professionnelle soit réglée avec l'argent personnel du dirigeant plutôt qu'avec le compte de l'entreprise. OnePlace suit alors ce que la société lui doit, jusqu'à ce qu'elle le rembourse.

Avant de commencer

La Comptabilité, dont fait partie cet écran, est réservée au palier le plus complet de OnePlace : si votre organisation n'y a pas accès, ouvrir Comptabilité affiche un aperçu flouté du module avec un bouton pour changer d'offre, plutôt que les écrans décrits dans cet article.

Cette fonctionnalité concerne par ailleurs les sociétés (SASU, SARL, EURL, SAS, SA) tenues au régime réel — voir Micro ou réel. En entreprise individuelle, le dirigeant et l'entreprise ne font qu'un : il n'existe pas de dette de l'un envers l'autre, une dépense payée personnellement s'enregistre simplement comme n'importe quelle autre dépense professionnelle dans Photographier une dépense. Si la page affiche un message indiquant qu'elle est réservée aux sociétés ou au régime réel, c'est exactement ce qui se passe — dans les deux cas, elle explique pourquoi et renvoie vers le bon réglage plutôt que de rester silencieuse. Une forme juridique non reconnue (« Autre » — association, SCI, SNC…) est traitée comme une entreprise individuelle pour cette page : elle reste bloquée elle aussi, même si votre structure est en réalité une société.

Ce statut se détermine par votre forme juridique, renseignée dans Réglages → Comptabilité — pas par une case à cocher propre à cette page. Si votre organisation est bien une société au réel mais que la page reste bloquée, vérifiez d'abord que cette forme juridique est correctement enregistrée.

Signaler une avance à la saisie

Rien de spécifique à ouvrir : la déclaration se fait au moment normal de la saisie d'une dépense. Sur son formulaire, le champ Mode de paiement propose trois choix :

• Banque — réglé depuis le compte de la société, le choix par défaut ;
• Compte courant associé — note de frais, payé par le dirigeant de sa poche ;
• Caisse / Espèces — payé en espèces depuis la caisse.

Choisissez Compte courant associé pour une avance personnelle. Un encart violet rappelle alors que cette dépense sera enregistrée sur le compte courant d'associé, et que la société la lui devra. La lecture automatique du justificatif par photo fonctionne exactement de la même façon que pour n'importe quelle autre dépense.

Caisse / Espèces est un choix différent, à ne pas confondre : il sert à une dépense réglée depuis une caisse physique de l'entreprise (pas la poche du dirigeant), et ne crée aucune dette envers qui que ce soit. Cette page ne suit ni n'affiche ce mode de paiement — seul Compte courant associé alimente le solde ci-dessous.

Suivre ce que la société doit

La page Dépenses → Notes de frais affiche en grand le solde de ce compte courant d'associé — positif quand la société doit de l'argent au dirigeant. En dessous, la liste des notes de frais validées et pas encore remboursées, avec pour chacune son fournisseur, sa date, sa catégorie et son montant, et une case à cocher pour la sélectionner (un lien permet de tout sélectionner ou désélectionner d'un coup).

Seules les dépenses validées apparaissent dans cette liste : tant qu'une note de frais reste « À valider » (voir Photographier une dépense), elle n'est pas encore comptée dans le solde ni proposée au remboursement. Sans aucune note en attente, la page l'indique simplement, avec un rappel de la marche à suivre pour en saisir une.

Une fois remboursée, une note de frais quitte cette liste et n'y laisse aucune trace visible du remboursement sur sa propre fiche dans Dépenses : seule l'écriture comptable groupée qui l'a soldée en garde le témoignage explicite, avec un libellé qui commence par « Remboursement note de frais ».

Se faire rembourser

Cochez les notes à regrouper dans un même remboursement — le bouton reste inactif tant qu'aucune n'est sélectionnée. Choisissez la date du virement effectivement fait depuis le compte de la société, ajoutez une description si vous le souhaitez, puis cliquez Enregistrer le remboursement. OnePlace passe l'écriture comptable correspondante et solde ces notes d'un coup — inutile de les rembourser une par une.

Ce bouton ne déclenche aucun virement : c'est vous qui virez l'argent depuis votre banque, par vos propres moyens, puis venez ici déclarer que c'est fait. OnePlace ne se connecte à aucun compte bancaire pour effectuer ce paiement à votre place.

Si la date de virement choisie tombe dans une période déjà envoyée à votre comptable, l'enregistrement est refusé : ouvrez d'abord cette période depuis Transmettre à son comptable, puis revenez ici. En cas de coupure réseau au moment de valider, un message vous invite à vérifier votre connexion puis à réessayer — rien n'est enregistré à moitié.

N'importe quel membre de votre équipe voit ce solde et peut déclarer un remboursement, pas seulement les administrateurs : si plusieurs personnes gèrent la comptabilité, coordonnez-vous pour ne pas rembourser deux fois la même note.

Sur mobile

L'application mobile OnePlace propose son propre écran Notes de frais, avec sélection multiple et remboursement groupé — la même mécanique qu'ici, pour suivre ou rembourser une avance depuis votre téléphone.

Le piège courant

Le solde du compte courant d'associé doit normalement rester en faveur du dirigeant. S'il devient négatif — le dirigeant a retiré plus d'argent de la société qu'elle ne lui devait —, la carte de solde passe au rouge avec un avertissement : parlez-en à votre comptable, une telle situation peut avoir des conséquences fiscales sur lesquelles OnePlace ne se prononce pas.

Et après

• Photographier une dépense
• Micro ou réel
• Transmettre à son comptable