Demander un acompte

Une prestation peut exiger un acompte à la réservation — une caution qui bloque le créneau du client. Voir Créer une prestation pour l'activer et en fixer le montant. Cet article couvre ce qu'il devient ensuite, du clic du client jusqu'au remboursement éventuel. Pour garantir un rendez-vous sans rien faire payer d'avance, voir plutôt Garantir un rendez-vous par une empreinte bancaire.

Avant de commencer

Il vous faut une prestation avec un acompte activé, et vos paiements Stripe déjà en service — voir Activer les paiements. Demander un acompte est aussi une fonctionnalité de palier supérieur : si votre organisation n'y a pas accès, l'option Acompte de la carte Garantie de réservation apparaît grisée, avec l'offre qui la débloque, plutôt que d'être proposée directement.

Si vos paiements Stripe ne sont pas encore complètement activés alors qu'un acompte est configuré, la page de réservation ne casse pas silencieusement : le client voit « Cette prestation demande un acompte mais le système de paiement n'est pas encore activé. Contactez l'établissement. » plutôt que de se retrouver bloqué sans explication.

Ce que vit le client

Le client règle son acompte sur une page sécurisée hébergée par Stripe, avant même que sa réservation ne soit confirmée — voir Partager sa page de réservation pour le déroulé complet, étape par étape. Si l'ouverture de cette page échoue pour une raison technique, le client voit un message en français simple plutôt qu'une erreur brute — vous n'avez rien à faire de votre côté, l'incident reste dans vos journaux internes.

Le créneau se réserve avant même que le paiement soit terminé

Dès que le client engage le paiement, son rendez-vous existe déjà dans votre agenda et son créneau n'est plus proposé à personne d'autre — même si le paiement n'est pas encore validé. S'il abandonne la page de paiement ou que celui-ci échoue, vous n'avez rien à faire : la page de paiement reste ouverte une trentaine de minutes, et au-delà, sans paiement terminé, le rendez-vous est automatiquement annulé et le créneau redevient disponible à la réservation. S'il revient sur votre page de réservation par le lien « retour » de la page de paiement, son créneau est libéré tout de suite. Un client qui hésite sur la page de paiement ne vous bloque donc jamais un créneau longtemps.

Suivre le statut d'un acompte

Sur la fiche d'un rendez-vous, l'acompte affiche son montant et son statut — Payé, En attente, Remboursé, Échec, ou Conservé (dédit) si vous avez gardé les arrhes (voir plus bas) — voir Gérer un rendez-vous pour l'ouvrir et le consulter. Si vous personnalisez vos e-mails et SMS de confirmation de rendez-vous, une variable dédiée au montant de l'acompte est disponible — elle reste vide dans le message envoyé quand la prestation réservée n'en demande pas.

Encaisser le rendez-vous : l'acompte est déduit

Si votre compte a la caisse, vous n'avez rien à calculer le jour du rendez-vous. Encaissez-le depuis le bouton € Encaisser de la fenêtre du rendez-vous, depuis la bande À encaisser aujourd'hui de l'écran de vente, ou depuis le lien Encaisser de la carte Caisse du jour. Le ticket reprend la prestation et son prix, puis déduit automatiquement l'acompte déjà versé à la réservation. Sur l'écran de vente, son montant apparaît dans les totaux du ticket, sur la ligne « Déjà réglé (acompte) ». Le client ne paie que le reste.

Un acompte ne se déduit qu'une fois, et seulement sur le ticket de son propre rendez-vous. Pour la suite de l'encaissement, voir Encaisser au comptoir.

Rembourser un acompte

Depuis cette même fiche, un bouton Rembourser l'acompte rembourse le client auprès de Stripe, après une confirmation qui rappelle le montant et prévient que le remboursement, une fois lancé, ne peut pas être annulé. Le remboursement est toujours total — cette fenêtre ne propose pas de rembourser une partie seulement du montant réglé. Rembourser ne modifie que le statut de l'acompte : le rendez-vous, lui, reste inchangé tant que vous ne l'annulez pas séparément.

La règle diffère selon le moyen de paiement utilisé par le client : un acompte réglé par carte bancaire n'est pas remboursé tout seul quand vous annulez un rendez-vous déjà payé, ni quand le client s'annule lui-même depuis son lien — c'est à vous de cliquer sur Rembourser l'acompte. Une seule exception : si vous annulez un rendez-vous dont l'acompte était encore en attente, la page de paiement du client est fermée ; et s'il parvient malgré tout à payer, l'acompte lui est remboursé automatiquement et vous en êtes prévenu — le rendez-vous reste annulé. Un acompte réglé avec une carte cadeau, en revanche, est recrédité automatiquement dès que le rendez-vous est annulé, quel que soit qui a pris l'initiative de l'annulation.

Rendez-vous annulé par le client : garder les arrhes

Sur un rendez-vous annulé dont l'acompte est payé, la fenêtre propose aussi Conserver les arrhes. La fenêtre de confirmation explique : « Vous gardez les arrhes du client. Elles deviennent une indemnité de dédit, hors de votre chiffre d'affaires et sans TVA, inscrite à la caisse. Elles ne pourront plus être remboursées depuis OnePlace. »

Pour valider, cochez Le client a lui-même annulé ce rendez-vous. Une absence, ou une annulation de votre part, ne permet pas de garder les arrhes. Décrivez au besoin les Circonstances (facultatif), puis cliquez sur Conserver les arrhes (dédit). Le statut de l'acompte devient Conservé (dédit).

Ce n'est possible que si vos conditions de vente prévoient des arrhes. C'est le réglage Sommes versées d'avance, dans Réglages → Factures & devis, section Conformité fiscale — voir La conformité fiscale de votre caisse. S'il indique des acomptes, OnePlace refuse : la somme gardée reste alors dans votre chiffre d'affaires.

Ne pas confondre avec un produit

Un acompte de réservation n'est pas un produit de votre catalogue Paiements : c'est un réglage propre à la prestation, sans lien avec ce que vous vendez par ailleurs (cartes cadeaux, abonnements, ventes ponctuelles). Si vous cherchez à faire payer autre chose qu'une caution de réservation — un article, un forfait —, c'est du côté de Créer un produit qu'il faut aller, pas des réglages de la prestation.

Si vous créez le rendez-vous vous-même

L'exigence d'acompte ne s'applique qu'à la page de réservation publique. Un rendez-vous que vous créez vous-même pour un client, sur une prestation qui exige pourtant un acompte en ligne, ne déclenche aucun paiement : cette étape n'existe que côté réservation publique. Si un acompte est malgré tout nécessaire pour un rendez-vous pris par vos soins — au téléphone, par exemple —, demandez-le autrement, via Demander un paiement en conversation.

Le piège courant

Le remboursement d'un acompte par carte bancaire ne se laisse pas moduler : c'est tout ou rien, et la confirmation ne propose pas d'autre montant. Si vous ne devez rembourser qu'une partie du montant — par exemple pour garder des frais d'annulation —, cette fenêtre ne le permet pas ; il faut alors passer par votre tableau de bord Stripe pour un remboursement partiel.

Et après

• Encaisser au comptoir
• Créer une prestation
• Gérer un rendez-vous
• Partager sa page de réservation
• Garantir un rendez-vous par une empreinte bancaire