Gérer un rendez-vous

Rendez-vous rassemble tous les rendez-vous de votre organisation — ceux pris en ligne par vos clients et ceux que vous créez vous-même — ainsi que les créneaux que vous bloquez pour vous rendre indisponible.

Avant de commencer

Les réglages propres à chaque prestation (durée, disponibilités, acompte…) ne se trouvent pas ici : ils vivent dans Créer une prestation, et il vous en faut au moins une pour créer un rendez-vous à la main.

Les créneaux proposés lors de la création manuelle dépendent entièrement des réglages de la prestation choisie : durée, disponibilités, équipe assignée. Cet écran ne fait que consommer ces réglages, pour l'agenda au quotidien.

Consulter votre agenda

Une seule barre, en haut de l'écran, porte tout : les flèches et Aujourd'hui pour vous déplacer dans le temps, la période affichée, puis le choix de la vue :

• Jour, Semaine, Mois — l'agenda classique, avec un événement par rendez-vous ou créneau bloqué ;
• Par membre — une journée, avec une colonne par membre de l'équipe et une colonne « Non assigné » pour les rendez-vous qui n'ont personne : on voit d'un coup d'œil qui fait quoi. Les flèches Jour précédent / Jour suivant et Aujourd'hui changent de journée ;
• Liste — les mêmes, affichés les uns sous les autres et groupés par jour, pratique pour parcourir rapidement une période à venir.

Un clic sur un rendez-vous ouvre sa fiche depuis les vues Jour, Semaine, Mois et Par membre ; la Liste, elle, n'ouvre pas de fiche.

Les vues Jour, Semaine et Par membre s'ouvrent sur 8 h : faites défiler vers le haut pour voir les heures plus matinales. Elles s'y replacent à chaque changement de période.

La vue Liste se limite à la période récente : depuis la veille, jusqu'à 90 jours à l'avance. Pour un rendez-vous plus ancien — marqué absent il y a plusieurs mois, par exemple —, remontez dans le temps depuis les vues Jour, Semaine ou Mois, qui n'ont pas cette limite. Un rendez-vous annulé, lui, n'apparaît plus dans aucune vue : il s'ouvre depuis la notification de son annulation.

Les heures où vous ne recevez pas sont hachurées. Elles se déduisent de vos vrais horaires : la plage de chaque jour couverte par vos prestations, croisée avec les horaires de travail de l'équipe. C'est un repère d'ouverture, pas la liste des créneaux : un délai de prévenance, une période de réservation ou une pause entre deux prestations peuvent encore fermer un créneau situé dans une zone claire. Un jour où personne ne travaille est hachuré en entier et son en-tête indique Fermé. Le jour courant est mis en avant dans l'en-tête, et un trait rouge marque l'heure qu'il est, rappelée dans la marge.

Si votre équipe compte plusieurs membres, Gérer l'affichage (simplement Affichage sur un écran plus étroit) ouvre un panneau Utilisateurs où vous cochez qui doit apparaître ; Tout sélectionner (ou Tous sélectionnés une fois que c'est fait) bascule tout le monde d'un coup. Ce filtre s'applique à toutes les vues à la fois et se retient d'une visite à l'autre.

Tant qu'aucun rendez-vous n'est à venir, la liste affiche « Aucun rendez-vous à venir » avec un bouton Créer une prestation — un agenda vide vient presque toujours d'une prestation qui n'existe pas encore, plutôt que d'un réglage à chercher ici.

Créer un rendez-vous à la main

Le bouton Nouveau, en haut à droite, ouvre une fenêtre à deux onglets — le second, Horaire bloqué, est couvert plus bas. Sur l'onglet Rendez-vous, dans l'ordre :

• Prestation — obligatoire ; les créneaux proposés ensuite dépendent de ses propres réglages, vous devez donc la choisir en premier ;
• Titre du rendez-vous et Description — tous deux facultatifs ;
• Qui s'en occupe ? — si votre équipe compte au moins deux personnes : laissé vide, OnePlace assigne la personne libre la moins chargée ce jour-là, toujours la même à charge égale — jamais au hasard ; vous pouvez aussi choisir vous-même un ou plusieurs membres ;
• Date et heure — un calendrier puis la liste des créneaux de la journée. Contrairement à la page de réservation publique, les créneaux déjà occupés y restent : ils portent un petit point rouge (voir ci-dessous) ;
• Contact — obligatoire, recherché par nom, e-mail ou téléphone au fil de la frappe, ou créé à la volée si aucun ne correspond.

Le bouton Créer un rendez-vous ne devient cliquable qu'une fois la prestation, le contact et un créneau tous les trois choisis.

Caler un rendez-vous sur un créneau déjà occupé

Au téléphone avec un client, vous pouvez lui donner un rendez-vous même si votre agenda dit que c'est pris : par-dessus un autre rendez-vous, sur un horaire que vous avez bloqué, pendant un événement de votre Google Agenda, ou un jour où la prestation a déjà atteint son maximum de rendez-vous par jour. C'est vous qui décidez.

Ces créneaux gardent leur place dans la liste, avec un petit point rouge. Quand vous en choisissez un, OnePlace vous dit ce qu'il y a à ce moment-là, sans rien bloquer — par exemple « Pas libre à cette heure — vous pouvez quand même le choisir. », suivi de « 10:00–11:00 · Rendez-vous avec Marie Dupont · Coupe », « toute la journée · Horaire bloqué · Congés » ou « 14:00–15:00 · Google Agenda · Déjeuner ». Le titre d'un événement Google n'apparaît qu'à la personne à qui appartient cet agenda ; ses collègues lisent simplement « Google Agenda ». Validez normalement : le rendez-vous est créé, et l'autre événement n'est ni déplacé ni annulé.

Cette souplesse n'existe que pour vous, dans votre agenda : sur votre page de réservation, vos clients ne voient jamais un créneau occupé. Les horaires d'ouverture de la prestation et les horaires de travail de votre équipe restent, eux, le cadre de la liste — aucun créneau n'est proposé en dehors.

Si un client réserve en ligne le créneau que vous étiez en train de choisir, OnePlace vous le dit au moment de valider (« Ce créneau vient d'être pris. Il est maintenant signalé dans la grille. ») : le créneau reste sélectionné, désormais marqué, et vous pouvez le garder ou en choisir un autre.

Validez : le contact reçoit alors le même e-mail de confirmation qu'une réservation faite en ligne par ses soins — voir Partager sa page de réservation pour le détail de cet e-mail et des liens de report ou d'annulation qu'il contient.

Le bouton de création rapide de la barre latérale propose aussi l'entrée Rendez-vous (« Caler un créneau », touche R une fois le menu ouvert) : il ouvre directement cette même fenêtre, sans avoir à quitter l'écran sur lequel vous êtes.

Consulter un rendez-vous

Dans les vues Jour, Semaine et Par membre, chaque rendez-vous s'affiche comme une carte : le nom du client, l'horaire, le titre si vous en avez saisi un, puis la prestation — autant de lignes que la durée du rendez-vous en laisse la place. La carte prend une teinte de la couleur du groupe de sa prestation (« Coupes », « Coiffage »…), avec une barre de cette couleur sur la gauche : on distingue la nature d'un rendez-vous d'un coup d'œil. Les groupes et leurs couleurs se règlent avec vos prestations — voir Créer une prestation. Pour voir qui s'occupe de quoi, passez sur la vue Par membre.

Un rendez-vous déjà passé se grise, pour que l'œil aille d'abord à ce qui reste à faire. Un client marqué absent a son nom barré et une pastille Absent ; un rendez-vous dont l'acompte n'est pas encore payé a un contour en pointillé et une pastille Acompte en attente. Deux rendez-vous à la même heure s'affichent côte à côte. Les créneaux que vous avez bloqués apparaissent hachurés de rouge, avec leur titre.

Passer la souris dessus, sans cliquer, affiche une info-bulle avec le nom du contact, le formulaire à l'origine de la réservation — ou « Réservation manuelle » si vous l'avez créé vous-même —, le groupe de la prestation et l'horaire.

Cliquer sur l'événement ouvre sa fiche complète, quel que soit le mode de création du rendez-vous. Elle affiche :

• qui s'en occupe, ou « Personne en particulier » si aucun membre n'est spécifiquement assigné ;
• s'il y a un acompte, son montant et son statut — Payé, En attente, Remboursé ou Échec.

Le titre et la description saisis à la création ne se modifient plus depuis cette fiche par la suite : seuls le créneau, le statut du rendez-vous et celui de l'acompte le sont, via les actions détaillées ci-dessous.

Un rendez-vous déjà annulé n'en propose plus qu'une, le remboursement de l'acompte le cas échéant — les autres actions n'auraient plus de sens sur un rendez-vous qui n'aura pas lieu.

Reporter un rendez-vous

Le bouton Reporter ouvre un sélecteur de créneau, avec un rappel du créneau choisi avant validation finale (« Sélectionnez un créneau pour confirmer le report. » tant que vous n'avez rien choisi) et un bouton Confirmer. Une fois confirmé, le client reçoit automatiquement un e-mail avec la nouvelle date et heure. Contrairement à un client qui reporte lui-même depuis son propre lien, vous n'êtes pas limité par le délai de report fixé sur la prestation : vous pouvez reporter à tout moment, même hors de la fenêtre autorisée en libre-service. Comme à la création, les créneaux déjà occupés y figurent avec leur point rouge, et vous pouvez y déplacer le rendez-vous en connaissance de cause : il reste alors confié à la même personne.

Si le membre initialement assigné n'est plus disponible sur le nouveau créneau, OnePlace lui trouve un remplaçant libre parmi les membres éligibles à la prestation, plutôt que de bloquer le report : la personne qui s'en occupe peut donc changer à cette occasion, sans qu'on vous le demande explicitement.

Ce remplacement suit la même règle d'équité que l'assignation automatique à la création : le membre libre le moins chargé ce jour-là, jamais un choix arbitraire.

Annuler un rendez-vous

Annuler le RDV demande confirmation — « Annuler ce rendez-vous ? Le client en sera notifié par e-mail. » — puis notifie effectivement le client par e-mail une fois confirmé. Le créneau redevient aussitôt disponible à la réservation, en ligne comme depuis cette fenêtre : rien ne le réserve plus une fois le rendez-vous annulé.

Si un acompte a été réglé par carte bancaire, l'annuler ne le rembourse pas automatiquement — seule une carte cadeau utilisée en acompte est recréditée toute seule. Pour un acompte par carte, l'étape suivante est Rembourser l'acompte, une action distincte et volontaire.

Marquer un client absent

Client absent s'utilise quand le rendez-vous a eu lieu comme prévu — le créneau n'était donc pas disponible pour quelqu'un d'autre — mais que le client ne s'est pas présenté.

Il reste dans votre historique, simplement noté comme non venu, sans notification envoyée au client dans ce cas : c'est une note pour vous, pas un message qui part.

Rembourser un acompte

Quand un acompte a été payé, un bouton Rembourser l'acompte rembourse le client via Stripe. Il demande d'abord confirmation : la fenêtre rappelle le montant de l'acompte et prévient qu'une fois lancé, le remboursement ne peut pas être annulé.

Il ne modifie que le statut de l'acompte, qui passe à Remboursé : le rendez-vous, lui, reste inchangé tant que vous ne l'annulez pas séparément — rembourser ne libère donc pas automatiquement le créneau pour quelqu'un d'autre.

Bloquer un créneau

Sur l'onglet Horaire bloqué de la fenêtre Nouveau, choisissez :

• qui est concerné — un ou plusieurs membres si votre équipe en compte plusieurs ;
• un titre facultatif, par exemple « Vacances » ou « Pause déjeuner » ;
• une date et une heure de début, puis de fin — pré-remplies sur une demi-heure à partir de maintenant, à ajuster.

Validez avec Bloquer le temps — grisé tant que l'heure de fin n'est pas strictement après l'heure de début. Le créneau disparaît alors de la page de réservation publique pour la ou les personnes concernées, sans qu'aucun rendez-vous n'ait besoin d'exister derrière.

Aucune disponibilité préalable n'est requise non plus : vous pouvez bloquer une plage même hors des horaires habituels d'un membre, ou un jour normalement fermé sur vos disponibilités hebdomadaires. Le blocage se contente d'empêcher toute nouvelle réservation dessus, quel que soit le contexte.

Si la période choisie chevauche des rendez-vous déjà pris, OnePlace vous arrête avant de confirmer : un décompte (« 1 rendez-vous est déjà prévu sur cette période. » ou son équivalent au pluriel) liste les rendez-vous concernés — nom, horaire et membre assigné —, avec le rappel que « le blocage n'annulera pas ces rendez-vous — ils resteront dans votre agenda ». Au-delà d'une poignée de rendez-vous, la liste se limite aux premiers avec un compteur du reste (« … et 3 autres. », par exemple).

Vous choisissez alors entre Modifier les dates et Bloquer quand même ; si vous continuez, le blocage se crée normalement mais ne touche à aucun des rendez-vous listés — à vous de les reporter ou de les annuler séparément si besoin.

Modifier un blocage

Inutile de supprimer un blocage pour le corriger. Ouvrez le créneau bloqué depuis le calendrier et choisissez Modifier — ou utilisez l'icône crayon en face de sa ligne, dans la liste. La fenêtre qui s'ouvre reprend le blocage tel qu'il est enregistré : vous pouvez changer ses dates et heures de début et de fin, son titre, ou la personne concernée, puis valider avec Enregistrer.

Un blocage concerne une seule personne. Si vous l'aviez posé pour plusieurs membres d'un coup, OnePlace a créé un blocage par personne : chacun se modifie séparément. Pour bloquer quelqu'un d'autre en plus, créez un nouveau blocage.

Si les nouvelles dates (ou la nouvelle personne) chevauchent des rendez-vous déjà pris, OnePlace vous les montre avant d'enregistrer, comme à la création : vous choisissez entre Modifier les dates et Enregistrer quand même. Modifier un blocage ne touche à aucun rendez-vous.

Depuis l'application mobile, touchez le créneau bloqué dans la liste du jour pour en modifier les dates et le titre.

Retirer un blocage

Ouvrez le créneau bloqué depuis le calendrier — ou utilisez l'icône corbeille en face de sa ligne, dans la liste — puis confirmez sa suppression (« Supprimer ce créneau bloqué ? »).

Les rendez-vous qui se trouvaient dans cette plage, s'il y en a, ne sont pas affectés par la suppression du blocage. Un blocage créé sans titre s'affiche sous l'intitulé générique « Indisponible » dans votre agenda.

Le piège courant

Comme Annuler ou Marquer absent, Rembourser l'acompte demande confirmation — mais confirmer, c'est lancer : le remboursement part aussitôt chez Stripe, toujours en totalité, et il n'existe plus d'étape pour se raviser ensuite.

Un rendez-vous déjà annulé garde d'ailleurs ce bouton visible tant que son acompte reste marqué payé — c'est le comportement attendu, puisqu'annuler ne rembourse jamais tout seul un acompte par carte. Assurez-vous simplement qu'il s'agit bien du bon rendez-vous avant de cliquer : l'action ne se laisse pas annuler après coup depuis OnePlace.

Et après

• Créer une prestation
• Partager sa page de réservation
• Automatiser ses rappels