Gérer un rendez-vous

Rendez-vous rassemble tous les rendez-vous de votre organisation — ceux pris en ligne par vos clients et ceux que vous créez vous-même — ainsi que les créneaux que vous bloquez pour vous rendre indisponible.

Avant de commencer

Les réglages propres à chaque prestation (durée, disponibilités, acompte…) ne se trouvent pas ici : ils vivent dans Créer une prestation, et il vous en faut au moins une pour créer un rendez-vous à la main.

Les créneaux proposés lors de la création manuelle dépendent entièrement des réglages de la prestation choisie : durée, disponibilités, équipe assignée. Cet écran ne fait que consommer ces réglages, pour l'agenda au quotidien.

Consulter votre agenda

Deux vues, en haut de l'écran :

• Calendrier — la vue jour / semaine / mois classique, avec un événement par rendez-vous ou créneau bloqué ;
• Liste des rendez-vous — les mêmes, affichés les uns sous les autres et groupés par jour, pratique pour parcourir rapidement une période à venir.

La vue Liste se limite à la période récente : depuis la veille, jusqu'à 90 jours à l'avance. Pour un rendez-vous plus ancien — annulé ou marqué absent il y a plusieurs mois, par exemple —, remontez dans le temps depuis la vue Calendrier, qui n'a pas cette limite.

Si votre équipe compte plusieurs membres, Gérer l'affichage ouvre un panneau Utilisateurs où vous cochez qui doit apparaître ; Tout sélectionner (ou Tous sélectionnés une fois que c'est fait) bascule tout le monde d'un coup. Ce filtre s'applique aux deux vues à la fois et se retient d'une visite à l'autre.

Tant qu'aucun rendez-vous n'est à venir, la liste affiche « Aucun rendez-vous à venir » avec un bouton Créer une prestation — un agenda vide vient presque toujours d'une prestation qui n'existe pas encore, plutôt que d'un réglage à chercher ici.

Créer un rendez-vous à la main

Le bouton Nouveau, en haut à droite, ouvre une fenêtre à deux onglets — le second, Horaire bloqué, est couvert plus bas. Sur l'onglet Rendez-vous, dans l'ordre :

• Prestation — obligatoire ; les créneaux proposés ensuite dépendent de ses propres réglages, vous devez donc la choisir en premier ;
• Titre du rendez-vous et Description — tous deux facultatifs ;
• Qui s'en occupe ? — si votre équipe compte au moins deux personnes : laissé vide, OnePlace assigne la personne libre la moins chargée ce jour-là, toujours la même à charge égale — jamais au hasard ; vous pouvez aussi choisir vous-même un ou plusieurs membres ;
• Date et heure — un calendrier puis une liste de créneaux disponibles, comme sur la page de réservation publique ;
• Contact — obligatoire, recherché par nom, e-mail ou téléphone au fil de la frappe, ou créé à la volée si aucun ne correspond.

Le bouton Créer un rendez-vous ne devient cliquable qu'une fois la prestation, le contact et un créneau tous les trois choisis.

Validez : le contact reçoit alors le même e-mail de confirmation qu'une réservation faite en ligne par ses soins — voir Partager sa page de réservation pour le détail de cet e-mail et des liens de report ou d'annulation qu'il contient.

Le bouton de création rapide de la barre latérale propose aussi l'entrée Rendez-vous (« Caler un créneau », touche R une fois le menu ouvert) : il ouvre directement cette même fenêtre, sans avoir à quitter l'écran sur lequel vous êtes.

Consulter un rendez-vous

Sur la vue Calendrier, chaque événement prend la couleur de la personne qui en est responsable, stable d'un rendez-vous à l'autre — un repère utile dès que plusieurs membres partagent le même agenda, sans avoir à ouvrir chaque fiche pour savoir qui s'en occupe.

Passer la souris dessus, sans cliquer, affiche une info-bulle avec le nom du contact, le formulaire à l'origine de la réservation — ou « Réservation manuelle » si vous l'avez créé vous-même — et l'horaire.

Cliquer sur l'événement ouvre sa fiche complète, quel que soit le mode de création du rendez-vous. Elle affiche :

• qui s'en occupe, ou « Personne en particulier » si aucun membre n'est spécifiquement assigné ;
• s'il y a un acompte, son montant et son statut — Payé, En attente, Remboursé ou Échec.

Le titre et la description saisis à la création ne se modifient plus depuis cette fiche par la suite : seuls le créneau, le statut du rendez-vous et celui de l'acompte le sont, via les actions détaillées ci-dessous.

Un rendez-vous déjà annulé n'en propose plus qu'une, le remboursement de l'acompte le cas échéant — les autres actions n'auraient plus de sens sur un rendez-vous qui n'aura pas lieu.

Reporter un rendez-vous

Le bouton Reporter ouvre un sélecteur de créneau parmi vos disponibilités restantes, avec un rappel du créneau choisi avant validation finale (« Sélectionnez un créneau pour confirmer le report. » tant que vous n'avez rien choisi) et un bouton Confirmer. Une fois confirmé, le client reçoit automatiquement un e-mail avec la nouvelle date et heure. Contrairement à un client qui reporte lui-même depuis son propre lien, vous n'êtes pas limité par le délai de report fixé sur la prestation : vous pouvez reporter à tout moment, même hors de la fenêtre autorisée en libre-service.

Si le membre initialement assigné n'est plus disponible sur le nouveau créneau, OnePlace lui trouve un remplaçant libre parmi les membres éligibles à la prestation, plutôt que de bloquer le report : la personne qui s'en occupe peut donc changer à cette occasion, sans qu'on vous le demande explicitement.

Ce remplacement suit la même règle d'équité que l'assignation automatique à la création : le membre libre le moins chargé ce jour-là, jamais un choix arbitraire.

Annuler un rendez-vous

Annuler le RDV demande confirmation — « Annuler ce rendez-vous ? Le client en sera notifié par e-mail. » — puis notifie effectivement le client par e-mail une fois confirmé. Le créneau redevient aussitôt disponible à la réservation, en ligne comme depuis cette fenêtre : rien ne le réserve plus une fois le rendez-vous annulé.

Si un acompte a été réglé par carte bancaire, l'annuler ne le rembourse pas automatiquement — seule une carte cadeau utilisée en acompte est recréditée toute seule. Pour un acompte par carte, l'étape suivante est Rembourser l'acompte, une action distincte et volontaire.

Marquer un client absent

Client absent s'utilise quand le rendez-vous a eu lieu comme prévu — le créneau n'était donc pas disponible pour quelqu'un d'autre — mais que le client ne s'est pas présenté.

Il reste dans votre historique, simplement noté comme non venu, sans notification envoyée au client dans ce cas : c'est une note pour vous, pas un message qui part.

Rembourser un acompte

Quand un acompte a été payé, un bouton Rembourser l'acompte rembourse le client en un clic, via Stripe.

Il ne modifie que le statut de l'acompte, qui passe à Remboursé : le rendez-vous, lui, reste inchangé tant que vous ne l'annulez pas séparément — rembourser ne libère donc pas automatiquement le créneau pour quelqu'un d'autre.

Bloquer un créneau

Sur l'onglet Horaire bloqué de la fenêtre Nouveau, choisissez :

• qui est concerné — un ou plusieurs membres si votre équipe en compte plusieurs ;
• un titre facultatif, par exemple « Vacances » ou « Pause déjeuner » ;
• une date et une heure de début, puis de fin — pré-remplies sur une demi-heure à partir de maintenant, à ajuster.

Validez avec Bloquer le temps — grisé tant que l'heure de fin n'est pas strictement après l'heure de début. Le créneau disparaît alors de la page de réservation publique pour la ou les personnes concernées, sans qu'aucun rendez-vous n'ait besoin d'exister derrière.

Aucune disponibilité préalable n'est requise non plus : vous pouvez bloquer une plage même hors des horaires habituels d'un membre, ou un jour normalement fermé sur vos disponibilités hebdomadaires. Le blocage se contente d'empêcher toute nouvelle réservation dessus, quel que soit le contexte.

Si la période choisie chevauche des rendez-vous déjà pris, OnePlace vous arrête avant de confirmer : un décompte (« 1 rendez-vous est déjà prévu sur cette période. » ou son équivalent au pluriel) liste les rendez-vous concernés — nom, horaire et membre assigné —, avec le rappel que « le blocage n'annulera pas ces rendez-vous — ils resteront dans votre agenda ». Au-delà d'une poignée de rendez-vous, la liste se limite aux premiers avec un compteur du reste (« … et 3 autres. », par exemple).

Vous choisissez alors entre Modifier les dates et Bloquer quand même ; si vous continuez, le blocage se crée normalement mais ne touche à aucun des rendez-vous listés — à vous de les reporter ou de les annuler séparément si besoin.

Retirer un blocage

Ouvrez le créneau bloqué depuis le calendrier — ou utilisez l'icône corbeille en face de sa ligne, dans la liste — puis confirmez sa suppression (« Supprimer ce créneau bloqué ? »).

Les rendez-vous qui se trouvaient dans cette plage, s'il y en a, ne sont pas affectés par la suppression du blocage. Un blocage créé sans titre s'affiche sous l'intitulé générique « Créneau bloqué ».

Un blocage ne se modifie pas une fois créé : il n'existe pas de bouton pour ajuster ses horaires ou son titre après coup. Pour corriger une erreur de saisie, supprimez le blocage et recréez-en un avec les bonnes dates.

Le piège courant

Contrairement à Annuler ou à Marquer absent, Rembourser l'acompte ne demande aucune confirmation : le clic déclenche immédiatement le remboursement auprès de Stripe, sans second écran pour se raviser.

Un rendez-vous déjà annulé garde d'ailleurs ce bouton visible tant que son acompte reste marqué payé — c'est le comportement attendu, puisqu'annuler ne rembourse jamais tout seul un acompte par carte. Assurez-vous simplement qu'il s'agit bien du bon rendez-vous avant de cliquer : l'action ne se laisse pas annuler après coup depuis OnePlace.

Et après

• Créer une prestation
• Partager sa page de réservation
• Automatiser ses rappels