Créer une prestation

Une prestation, c'est ce que vos clients réservent en ligne : une coupe, une consultation, un cours… Chaque prestation a sa propre page de réservation publique et son propre jeu de réglages, organisés en plusieurs sections dans son formulaire. Cet article les détaille toutes, de la création à la mise à jour.

Ouvrir la liste de vos prestations

Prestations se trouve dans vos réglages : cliquez sur l'icône d'engrenage Paramètres en bas de la barre latérale, puis sur Prestations (dans la colonne Clients). La liste affiche vos prestations existantes avec leur durée, l'acompte éventuel et la date de dernière modification.

C'est aussi l'écran par lequel repasser pour toute modification ultérieure. Le formulaire d'une prestation est long : une colonne de navigation sur la gauche permet d'aller directement à une section plutôt que de tout faire défiler, avec un second groupe intitulé Paramètres avancés pour le formulaire, la confirmation, l'annulation et le report, et la sélection du personnel — les sections les moins consultées au quotidien.

Créer la prestation

Le bouton Nouvelle prestation, en haut de la liste, ouvre le formulaire de création. Tant que vous n'avez encore aucune prestation, la liste affiche à sa place « Aucune prestation pour le moment » avec le même bouton, sous l'intitulé « Créez votre première prestation pour recevoir des réservations en ligne. » La section Détails de base du formulaire demande :

• Nom — affiché au client sur la page de réservation ;
• Description — facultative, un texte libre pour préciser ce que couvre la prestation ;
• Visuel — facultatif, une image choisie dans votre médiathèque (bouton Choisir un visuel), affichée en haut de la page de réservation publique. Vous pouvez la changer ou la retirer à tout moment.

Les mêmes champs restent modifiables en rouvrant la prestation depuis la liste (icône crayon).

Le point de couleur affiché devant son nom dans la liste, et l'accent visuel de sa page de réservation, ne se choisissent en revanche pas ici : aucun réglage de couleur n'existe sur la fiche d'une prestation, elle suit automatiquement la couleur de marque définie pour l'ensemble de votre organisation — la changer là-bas la change d'un coup sur toutes vos prestations.

Lieu du rendez-vous

Lieu du rendez-vous précise l'adresse communiquée au client — chez vous, chez le client, en visio… Par défaut, c'est l'adresse de votre entreprise ; si elle n'est pas encore renseignée, le champ affiche « Aucune adresse définie pour votre entreprise ». Le bouton Modifier permet de saisir une adresse propre à cette seule prestation, différente de celle de votre entreprise.

Cette adresse s'affiche telle quelle au client sur la page de réservation : un texte libre, pas un lieu vérifié sur une carte — à vous de la rédiger de façon à ce qu'elle soit trouvable.

Qui est assigné par défaut

Assigner à désigne le membre de l'équipe rattaché par défaut aux rendez-vous pris sur cette prestation. À la création, OnePlace présélectionne automatiquement le premier membre de votre équipe — vous pouvez changer ce choix ou repasser sur Ne pas assigner. Le fuseau horaire retenu pour les créneaux (Europe/Paris par défaut) s'affiche juste en dessous, à titre indicatif.

Les disponibilités hebdomadaires

C'est le planning que vos clients voient sur la page de réservation : pour chaque jour de la semaine, vous activez ou non la réservation et définissez une plage horaire d'ouverture. Un jour désactivé — ou dont l'heure de début n'est pas avant l'heure de fin — n'apparaît simplement pas comme réservable, cette semaine-là comme les suivantes : c'est un planning récurrent, pas un réglage à refaire chaque semaine.

Régler la durée, l'intervalle, le battement et le préavis

Quatre réglages, dans la section Règles de réservation, définissent le rythme des créneaux proposés au client :

• Durée du rendez-vous — le temps réellement bloqué dans l'agenda, réglable de 15 minutes à 3 heures.
• Intervalle entre les créneaux — la fréquence à laquelle un nouveau créneau est proposé. Une durée d'une heure avec un intervalle de 30 minutes, par exemple, affiche 9h00, 9h30, 10h00…
• Battement entre rdv — un temps de pause ou de préparation réservé entre deux rendez-vous, même s'il n'apparaît pas comme un créneau à part sur votre agenda.
• Préavis minimum — le délai le plus court accepté entre le moment de la réservation et le rendez-vous lui-même, de quelques heures jusqu'à une semaine à l'avance. Utile pour éviter qu'on réserve dans l'heure qui vient, ou pour vous laisser le temps de vous organiser ; le choix Aucun n'impose aucun délai.

Combien de rendez-vous à la fois

Max de réservations / jour plafonne le nombre total de réservations que cette prestation peut recevoir sur une même journée — choisissez Illimité pour ne pas plafonner. Max de réservations / créneau définit combien de clients peuvent être reçus sur le même créneau : laissez-le à 1 si vous travaillez seul.

Dès qu'un ou plusieurs membres sont rattachés à la prestation (voir plus bas), ce dernier réglage disparaît et laisse place à un message : « Géré automatiquement : la capacité d'un créneau = nombre de membres disponibles (selon leurs horaires et leur planning). » Plus besoin de le fixer vous-même — la capacité suit vos horaires d'équipe.

Une fois le plafond quotidien atteint, la page de réservation ne propose plus aucun créneau ce jour-là plutôt que de le laisser disparaître silencieusement — le client est informé qu'il doit choisir une autre date.

Qui peut assurer la prestation

Si votre équipe compte plusieurs personnes, Membres et sélection vous permet de choisir lesquelles peuvent assurer cette prestation. Une fois des membres sélectionnés :

• leurs horaires personnels — réglés dans Réglages → Équipe — viennent restreindre les créneaux proposés sur cette prestation, en plus de vos disponibilités hebdomadaires ;
• la capacité d'un créneau bascule en mode automatique, comme vu plus haut ;
• le réglage Laisser le client choisir le membre devient disponible : activé, il ajoute un sélecteur « Avec qui ? » sur la page de réservation publique. Il ne s'active qu'à partir de deux membres éligibles.

Sans équipe renseignée pour votre organisation, cette section invite à en ajouter depuis Réglages → Équipe avant de pouvoir les rendre assignables.

Prix et acompte

Prix de la prestation est facultatif : il s'affiche sur la page de réservation, et permet aussi d'accepter les cartes cadeaux en ligne sur cette prestation. Laissez le champ vide si votre tarif varie ou se règle uniquement sur place.

Acompte à la réservation ajoute une étape de paiement : le client règle un montant en ligne pour confirmer son rendez-vous, avant même de vous rencontrer. Ce paiement passe par Stripe — assurez-vous d'abord que vos paiements sont activés (voir Activer ses paiements et facturer), sans quoi le champ reste inutilisable au moment de réserver.

Ce que le client remplit à la réservation

La carte Formulaires détermine ce qui est demandé au client au moment de réserver :

• par défaut, un formulaire standard collecte prénom, nom, e-mail, téléphone et une zone de remarques libres ;
• vous pouvez le remplacer par l'un de vos formulaires personnalisés, avec ses propres champs ;
• quand un formulaire est sélectionné, Inverser l'ordre choisit si le client sélectionne d'abord sa date et son heure, ou remplit d'abord le formulaire — les deux étapes s'affichent numérotées (1. Formulaire ou Sélecteur de date et d'heure, 2. l'autre) pour visualiser l'ordre avant de l'inverser.

Si votre formulaire personnalisé contient un champ de signature ou de dépôt de document, il ne s'affiche pas sur la page de réservation : ces deux types de champ ne sont pas proposés dans ce contexte, même si le reste du formulaire s'affiche normalement.

Le message après la réservation

Confirmation définit ce qui s'affiche une fois la réservation validée : soit un message personnalisé — avec sa propre mise en forme (couleurs, bordure, police, marges) —, soit une page existante de votre site, choisie dans une liste déroulante. Choisir une page désactive l'éditeur du message ci-dessous : c'est l'un ou l'autre, jamais les deux à la fois.

Politique d'annulation et de report

Politique d'annulation et de report règle, séparément pour le report et pour l'annulation :

• si l'action est autorisée en libre-service pour le client, via un interrupteur (Autoriser le report du rendez-vous / Autoriser l'annulation du rendez-vous) ;
• si oui, jusqu'à quand le lien envoyé par e-mail reste actif — un délai en minutes, en heures ou en jours avant le rendez-vous, décompté depuis « Le lien de report expirera » ou « Le lien d'annulation expirera ».

Ce sont ces liens que le client reçoit dans son e-mail de confirmation (voir Partager sa page de réservation) — désactiver l'une des deux options retire le bouton correspondant de cet e-mail.

Modifier, dupliquer ou retirer une prestation

Le bouton d'enregistrement, en haut à droite du formulaire, change de nom selon le contexte : Créer la prestation à la création, Enregistrer les modifications une fois la prestation existante — et dans ce second cas, il reste grisé tant qu'aucun champ n'a réellement changé. Le lien Retour aux prestations, en haut à gauche, ramène à la liste sans forcer l'enregistrement.

Depuis la liste des prestations, l'icône crayon rouvre la fiche, l'icône lien copie l'adresse de réservation publique, et le menu ··· propose deux actions :

• Dupliquer repart d'un formulaire pré-rempli, nom suivi de « - Copie » : rien n'est créé tant que vous n'avez pas cliqué sur Créer la prestation.
• Supprimer efface la prestation et tous ses réglages. Si elle a déjà des rendez-vous, la suppression est refusée et OnePlace propose de l'archiver à la place : elle disparaît de la page de réservation publique, mais l'historique de ses rendez-vous reste accessible, et la liste l'affiche avec la mention « Archivée ».

Il n'existe pas de bouton pour réactiver une prestation archivée depuis l'interface : pour la reproposer, dupliquez-la — la copie repart active.

La duplication reprend tous les réglages de la prestation source à l'identique — durée, disponibilités, équipe, formulaire, politique d'annulation — pas seulement le nom : seul le nom change, avec « - Copie » ajouté, pour vous laisser le corriger avant de créer.

Le piège courant

Le rappel envoyé la veille d'un rendez-vous ne se règle pas depuis la prestation, même si c'est le premier endroit où on va le chercher : c'est un modèle de message unique, activé ou désactivé pour toute votre organisation d'un coup — voir Lancer ses campagnes, onglet Messages. Si des clients disent ne pas recevoir de rappel, ce n'est donc pas un réglage propre à cette prestation.

Et après

• Partager sa page de réservation
• Gérer un rendez-vous
• Activer ses paiements et facturer