Vendre des produits et gérer le stock

Les produits de votre catalogue se vendent aussi en caisse, au comptoir : un shampooing, une bougie, un flacon d'huile. Si vous le souhaitez, OnePlace tient leur stock pour vous. Chaque vente le fait baisser, chaque livraison le fait remonter, et un inventaire le remet d'accord avec ce que vous avez vraiment en rayon.

Avant de commencer

Vos produits se créent dans Paiements, onglet Produits : voir Créer un produit. Pour la vente elle-même, voir Encaisser au comptoir.

Selon votre abonnement, le bloc Stock et code-barres du formulaire et le bouton Inventaire peuvent être grisés. Un badge indique alors l'abonnement qui les débloque.

Activer le suivi du stock sur un produit

Ouvrez le formulaire du produit : Ajouter pour un nouveau produit, ou l'icône crayon, « Modifier », sur un produit existant. Sous le prix se trouve le bloc Stock et code-barres :

• Type de produit : Revente si vous le vendez à vos clients, Technique si vous l'utilisez pour vos prestations (en cabine, par exemple), Les deux s'il sert aux deux. Un produit Technique n'est pas proposé dans la caisse.
• Code-barres (EAN) : le numéro imprimé sous le code-barres, de 8 à 14 chiffres, sans espace. Il sert à retrouver le produit avec une douchette. Un même code-barres ne peut pas servir à deux produits de votre catalogue, même si l'un d'eux est archivé.
• Prix d'achat HT : facultatif. C'est ce que le produit vous coûte, hors taxes.
• Suivre le stock : l'interrupteur qui active le suivi.

Une fois Suivre le stock activé, deux champs apparaissent :

• Stock actuel (à la création seulement) : la quantité que vous avez aujourd'hui. Elle apparaît dans l'historique du produit comme un ajustement, avec le motif « Stock initial ».
• Alerte en dessous de : facultatif. Quand le stock atteint ce nombre ou descend en dessous, le produit affiche « stock bas ».

Validez avec Créer le produit, ou Enregistrer si vous modifiez un produit.

Sur un produit déjà créé, le champ Stock actuel n'existe pas : le stock ne se tape jamais directement dans la fiche. Pour indiquer ce que vous avez en rayon, enregistrez une Réception dans la fenêtre Stock, ou faites un inventaire (voir plus bas).

Lire l'état du stock

Sur la liste de vos produits, et sur les tuiles de la caisse, un produit suivi porte une petite pastille :

• « 12 en stock » : tout va bien ;
• « 3 · stock bas » : vous avez atteint votre seuil d'alerte ;
• « Rupture » : il n'en reste plus ;
• « Rupture · -2 » : le stock est passé sous zéro.

Il n'y a ni e-mail ni notification : l'alerte, c'est cette pastille.

Ce qui se passe quand vous vendez

Dans la caisse, l'onglet Produits du catalogue montre vos produits avec leur prix et leur pastille de stock. Touchez une tuile pour ajouter le produit au ticket.

Avec une douchette, c'est encore plus rapide. Le champ de recherche « Rechercher ou scanner un code-barres… » garde le curseur : scannez l'article, il s'ajoute au ticket. Scannez-le une deuxième fois, la quantité passe à deux. Si le code ne correspond à aucun produit, la caisse affiche « Aucun produit avec le code-barres … ».

À chaque vente enregistrée en caisse, OnePlace retire du stock la quantité vendue, sans que vous ayez rien à faire. La vente apparaît dans l'historique du produit, sur une ligne Vente.

Le stock ne bloque jamais une vente. Si vous vendez un article que OnePlace croit en rupture, la vente passe, et le stock devient négatif. C'est le signal qu'une livraison n'a pas été enregistrée.

Ne sont pas proposés dans la caisse : les produits archivés, les produits Technique, et les produits vendus Régulièrement (abonnement).

Enregistrer une livraison ou une correction

Sur un produit suivi, une icône supplémentaire apparaît dans la liste. Son info-bulle dit « Stock — réception, ajustement, historique ». Elle ouvre la fenêtre Stock du produit.

Sous Nouveau mouvement, choisissez ce qui s'est passé :

• Réception : une livraison arrive. Indiquez la Quantité reçue. Le Prix d'achat HT unitaire et le Motif sont facultatifs.
• Ajustement : vous corrigez le stock, par exemple après de la casse, un vol ou une erreur. La Quantité est négative pour retirer, positive pour ajouter. Le Motif est obligatoire. Sans lui, la fenêtre vous le rappelle : « Indiquez le motif de l'ajustement (casse, vol, erreur de saisie…). »
• Retour après avoir : un client vous a rendu un produit après un remboursement, et vous le remettez en rayon. Indiquez la Quantité rendue.

Cliquez sur Enregistrer le mouvement. Le stock se met à jour aussitôt.

Comme le rappelle la fenêtre : « Chaque mouvement est tracé ; le stock ne se corrige que par un nouveau mouvement. » Un mouvement enregistré ne se modifie pas et ne s'efface pas. Vous vous êtes trompé de quantité ? Enregistrez un Ajustement dans l'autre sens, avec un motif qui l'explique.

Retrouver l'historique d'un produit

Dans la même fenêtre, la rubrique Derniers mouvements liste ce qui a fait bouger le stock : Vente, Réception, Ajustement, Inventaire ou Retour en stock. Chaque ligne indique la date et l'heure, le motif, le prix d'achat s'il a été saisi, la quantité ajoutée ou retirée, et le stock obtenu après le mouvement.

Remettre en stock après un remboursement

Quand vous remboursez un ticket qui contenait des produits, la fenêtre de remboursement propose Remettre en stock : cochez les produits qui reviennent en rayon. Voir Rembourser ou annuler un ticket.

Un remboursement ne remet rien en stock tout seul. Si vous n'avez pas coché la case, ou si vous avez annulé une note qui contenait un produit suivi, enregistrez un Retour après avoir dans la fenêtre Stock du produit.

Faire l'inventaire

Le bouton Inventaire se trouve en haut de l'onglet Produits. La fenêtre liste tous vos produits suivis, sauf les archivés, avec quatre colonnes : Produit, Attendu, Compté, Écart.

1. Comptez vos articles. Avec une douchette, scannez-les un par un dans le champ Scanner un code-barres : chaque passage ajoute un au compté du produit, et la fenêtre affiche « +1 · » suivi de son nom. Un code qui ne correspond à aucun produit suivi affiche « Code-barres inconnu : … ». Sans douchette, tapez directement le nombre dans la colonne Compté.
2. Regardez la colonne Écart : c'est la différence entre ce que vous avez compté et ce que OnePlace attendait.
3. S'il y a au moins un écart, remplissez le Motif, par exemple « inventaire de fin de mois ». Il est alors obligatoire.
4. Cliquez sur Valider l'inventaire. Le message « Inventaire enregistré. » confirme.

Le stock de chaque produit compté prend la valeur que vous avez comptée. Chaque écart est inscrit dans l'historique du produit, sur une ligne Inventaire. Un produit laissé vide n'est pas touché.

Dès que vous avez saisi un compté, le bouton Exporter (CSV) télécharge un tableau avec le produit, son code-barres, l'attendu, le compté et l'écart. Vous gardez ainsi une trace de votre inventaire.

Si une partie seulement de l'inventaire a été enregistrée, la fenêtre le dit et nomme les produits en échec. Vous pouvez revalider sans risque de compter deux fois.

Inventorier boutique fermée

Faites l'inventaire quand la boutique est fermée, sans vendre pendant le comptage. La colonne Attendu montre le stock au moment où vous avez ouvert la fenêtre, et à la validation, le stock prend la valeur que vous avez comptée. Un article vendu entre votre comptage et la validation serait donc compté comme s'il était encore en rayon.

L'inventaire avec votre téléphone

L'application mobile sait aussi faire l'inventaire, avec l'appareil photo en guise de douchette. Pensez à la mettre à jour.

1. Ouvrez l'onglet Compta, puis Inventaire (« Compter le stock en scannant les articles »).
2. Touchez Scanner les articles. La première fois, autorisez l'appareil photo avec Autoriser la caméra. Si vous l'aviez refusé, Ouvrir les Réglages vous mène au bon endroit.
3. Visez chaque code-barres : le téléphone vibre et ajoute un au compté du produit.
4. Vous pouvez aussi taper un compté à la main, sur la ligne de chaque produit.
5. Remplissez le Motif s'il y a un écart, puis touchez Valider l'inventaire.

Les règles sont les mêmes que sur ordinateur, y compris le conseil de compter boutique fermée.

Si votre abonnement change

Si votre abonnement ne comprend plus la gestion du stock, ce qui existe reste à vous. Vos produits suivis gardent leur pastille et leur historique, et leurs ventes continuent de faire baisser leur stock. En revanche, vous ne pouvez plus enregistrer de réception, d'ajustement ni d'inventaire, ni changer le code-barres, le prix d'achat, le type ou le seuil d'alerte.

Pour arrêter le suivi d'un produit, ouvrez-le avec l'icône crayon, désactivez Suivre le stock, puis cliquez sur Enregistrer. Ce geste reste toujours possible. Une fois coupé, le suivi ne peut plus être réactivé sans l'abonnement qui le permet.

Le piège courant

Un stock négatif, « Rupture · -3 » par exemple, n'est pas une panne. Il veut dire que vous avez vendu plus que ce que OnePlace savait avoir en rayon, le plus souvent parce qu'une livraison n'a pas été enregistrée. Enregistrez la Réception oubliée, ou faites un inventaire : la pastille redevient juste.

Et après

• Créer un produit
• Encaisser au comptoir
• Rembourser ou annuler un ticket
• Clôturer la caisse