Vendre un forfait

Un forfait, c'est un lot de séances payées d'avance : une cure de soins, des séances d'épilation, un carnet de massages. Vous le préparez une fois, comme un modèle. Ensuite, vous le vendez en caisse à un client, et chacun de ses passages décompte une séance.

Avant de commencer

Les forfaits se trouvent dans Fidélité (dans le menu de gauche), onglet Forfaits. Selon votre abonnement, cet onglet peut être grisé, avec un badge qui indique l'abonnement qui le débloque.

Un forfait couvre des prestations de votre catalogue : créez-les d'abord, voir Créer une prestation. Il se vend dans la caisse : voir Encaisser au comptoir.

Créer un modèle de forfait

Dans l'onglet Forfaits, cliquez sur Créer un forfait (ou sur Nouveau forfait si vous en avez déjà un). Remplissez la fenêtre :

• Nom : obligatoire. C'est ce que vous et votre client verrez, sur le ticket et sur sa fiche. Par exemple « Cure de soins visage ».
• Prestations comprises : obligatoire. Choisissez une ou plusieurs prestations. Chaque séance du forfait pourra payer l'une d'elles.
• Nombre de séances : obligatoire. Un nombre entier.
• Prix TTC : obligatoire. C'est le prix du forfait entier. Sous le champ, OnePlace vous indique ce que vaut une séance.
• Validité : Sans échéance, ou Limitée. Dans ce second cas, indiquez une durée en mois. Elle compte à partir du jour où le client achète le forfait.

Cliquez sur Créer le forfait. Si un champ manque, la fenêtre le signale sous le champ, et un message nomme ce qu'il reste à compléter.

Choisissez des prestations qui ont le même taux de TVA : un forfait se vend à un seul taux. Sinon, la caisse refuse de l'encaisser et vous invite à le revoir dans Fidélité → Forfaits.

Modifier ou retirer un modèle

Chaque modèle affiche son nombre de séances, son prix, sa validité et ses prestations.

• Modifier rouvre la même fenêtre. Validez avec Enregistrer. Les forfaits déjà vendus gardent leurs conditions : seules les prochaines ventes changent.
• Désactiver retire le modèle de la vente. Le message « Forfait désactivé : il n'est plus proposé à la vente » confirme. Les forfaits déjà vendus restent valables.
• Réactiver le remet en vente.

Un modèle ne se supprime pas : on le désactive.

Vendre un forfait en caisse

Dans la caisse, ouvrez l'onglet Forfaits du catalogue. Chaque tuile affiche le nom du forfait, son nombre de séances, sa durée en mois s'il en a une, et son prix.

Un forfait est nominatif : il appartient à un client précis. Choisissez donc le client d'abord, avec le bouton Choisir en haut du ticket. Si vous touchez un forfait sans avoir choisi de client, la caisse affiche « Choisissez le client : un forfait est nominatif. » et ouvre le choix du client.

Encaissez ensuite comme d'habitude. Au moment de l'encaissement, le forfait est créé pour ce client : il apparaît dans la liste des forfaits vendus et sur sa fiche.

Le client commence sa cure tout de suite ? Ajoutez la prestation du jour sur le même ticket : la caisse propose de la payer avec une séance du forfait que vous êtes en train de vendre (voir ci-dessous).

Décompter une séance au comptoir

Choisissez le client sur le ticket. S'il a un forfait en cours, le haut du ticket le rappelle, par exemple « Forfait : » suivi du nom du forfait et des séances restantes.

Ajoutez la prestation réalisée. Si elle fait partie du forfait, un bouton apparaît sous la ligne : Décompter une séance du forfait « … », avec le nombre de séances restantes. Cliquez dessus.

Une ligne « Forfait « … » — séance … » s'ajoute juste en dessous, avec la mention « Séance payée d'avance ». Elle déduit le prix entier de la prestation : le client n'a rien à payer pour elle.

Bon à savoir :

• une séance couvre une seule prestation, en une seule unité ;
• si le client a plusieurs forfaits qui conviennent, la caisse propose d'abord celui qui expire le plus tôt ;
• le client préfère payer cette fois ? Retirez la ligne de la séance avec l'icône corbeille ;
• la séance n'est décomptée qu'au moment de l'encaissement.

Décompter une séance depuis la fiche du client

Vous pouvez aussi décompter une séance sans passer par la caisse. Ouvrez la fiche du client dans Contacts. Le bloc Forfaits liste ses forfaits, avec leurs séances restantes, leur date de fin et leur état.

1. Cliquez sur Décompter une séance.
2. Si le client a un rendez-vous aujourd'hui pour une prestation du forfait, OnePlace le propose dans Rendez-vous réglé par cette séance. Choisissez « Aucun (séance hors rendez-vous) » si la séance n'y correspond pas.
3. Si le forfait couvre plusieurs prestations, choisissez la Prestation réalisée.
4. Cliquez sur Décompter la séance.

OnePlace enregistre dans votre caisse un ticket sans rien à payer, puisque la séance a été payée avec le forfait. Un message confirme le numéro du ticket et le nombre de séances qu'il reste.

Dans l'application mobile, la fiche du client affiche aussi ses forfaits, avec un bouton Décompter.

Suivre le solde de séances

Trois endroits vous donnent le solde d'un client :

• Fidélité, onglet Forfaits, rubrique Forfaits vendus : chaque forfait vendu, avec le nom du client, le ticket de la vente, sa date de fin, ses séances restantes sur le total et son état. Cherchez un client avec Rechercher un client, et passez de En cours à Tous pour revoir les anciens forfaits.
• La fiche du client, bloc Forfaits.
• Le haut du ticket, dans la caisse, dès que vous choisissez le client.

L'état d'un forfait peut être En cours, Terminé (toutes les séances ont été utilisées), Expiré ou Remboursé.

Quand un forfait expire

Un forfait à durée Limitée reste valable jusqu'au soir de sa date de fin, affichée « jusqu'au … ». Après, ses séances ne peuvent plus être décomptées : la caisse ne le propose plus, et la fiche du client n'affiche plus le bouton. Il passe ensuite automatiquement à l'état Expiré.

Les séances non utilisées sont perdues : un forfait expiré ne se rembourse pas depuis OnePlace. Un forfait Sans échéance n'expire jamais.

Rembourser un forfait

Un client déménage, ou arrête sa cure ? Sur sa fiche, dans le bloc Forfaits, cliquez sur Rembourser le reste….

La fenêtre « Rembourser le reste du forfait » rappelle les séances restantes et leur valeur. Cette valeur se calcule au prorata du prix payé : un forfait jamais utilisé se rembourse à son prix exact.

• Montant : déjà rempli avec la valeur des séances restantes. Vous pouvez rendre moins, jamais plus.
• Rendu : En espèces, Moyen d'origine (le moyen avec lequel le client a payé le forfait), ou Carte cadeau (une carte cadeau neuve, du montant rendu).
• Motif : obligatoire. Il figure sur l'avoir.

Cliquez sur Rembourser. OnePlace enregistre un avoir, et le forfait est clos : il passe à Remboursé, et ses séances ne peuvent plus être décomptées. C'est vrai même si vous avez rendu moins que la valeur proposée.

Rembourser est réservé aux administrateurs, et aux membres de l'équipe à qui un administrateur a donné le droit Rembourser un ticket dans les réglages de la caisse.

Vous pouvez aussi passer par les tickets de caisse. Rembourser la ligne du forfait, sur le ticket où il a été vendu, le clôt de la même façon. Rembourser une séance décomptée par erreur la rend au forfait, sans argent rendu, tant que le forfait n'est ni remboursé ni expiré. Voir Rembourser ou annuler un ticket.

Si votre abonnement change

Si votre abonnement ne permet plus de vendre des forfaits, ceux que vous avez déjà vendus restent à vos clients. L'onglet le rappelle : « Les forfaits déjà vendus restent utilisables ». Vous pouvez toujours les consulter, décompter leurs séances et les rembourser. Vous ne pouvez plus en vendre de nouveaux, ni créer, modifier ou réactiver un modèle.

Le piège courant

Une séance non utilisée avant la date de fin est perdue pour votre client. Avant de choisir une validité Limitée, demandez-vous si la durée laisse vraiment le temps de faire toutes les séances, vacances comprises. Dans le doute, choisissez Sans échéance.

Et après

• Encaisser au comptoir
• Rembourser ou annuler un ticket
• Programme de fidélité
• Vendre une carte cadeau