Envoyer une campagne e-mail

Marketing sépare deux mondes : vos messages qui partent tout seuls autour d'un rendez-vous (confirmation, rappel…), et vos envois groupés que vous déclenchez vous-même. Cet article couvre le second — un e-mail que vous rédigez une fois et qui part vers autant de contacts que vous voulez, quand vous le décidez.

Avant de commencer

N'écrivez qu'aux contacts qui vous ont donné leur accord — inscription, achat, prise de contact — jamais à une liste achetée ou récupérée ailleurs. Un lien de désabonnement est ajouté automatiquement à chaque e-mail que vous envoyez : vous ne pouvez pas le retirer, et les contacts qui l'utilisent (ou qui vous signalent comme spam) sont écartés tout seuls de vos prochains envois, sans que vous ayez à les retirer un par un. Voir Créer et retrouver un contact pour constituer votre liste.

Rédiger votre e-mail

Depuis Marketing → onglet Messages, sélectionnez la pastille Email. La section « Vos e-mails à envoyer vous-même » liste vos textes prêts à réutiliser (promotion, annonce, vœux…) ; le bouton Nouvel e-mail en crée un.

Cliquer un modèle ouvre un éditeur visuel par blocs — texte, image, bouton — dans lequel vous glissez et mettez en forme votre contenu sans écrire de code. Vous pouvez insérer une information de votre contact (prénom, nom, ville…) au curseur : elle sera remplacée automatiquement, à l'envoi, par les vraies coordonnées de chaque destinataire.

Avant de vous en servir, le menu ⋯ Plus d'actions en haut de l'éditeur propose E-mail de test : un exemplaire complet part sur votre propre adresse, pour vérifier le rendu avant de l'envoyer à vos clients. Ce même menu garde un historique des versions (Revenir à une version précédente) si vous voulez annuler une modification récente sans repartir de zéro.

Créer la campagne

L'onglet Campagnes liste vos envois groupés passés et à venir, avec leur statut (Brouillon, Planifiée, Envoi…, Envoyée, Échec, Annulée). Le bouton Nouvelle campagne ouvre une fenêtre où vous choisissez, dans l'ordre :

• le canal — Email ou SMS ;
• le modèle à utiliser, parmi ceux de la section « à envoyer vous-même » ;
• le moment de l'envoi — Maintenant ou Planifier, avec une date et une heure précises dans ce second cas ;
• les destinataires — cochez des contacts un par un (recherche par nom), ou Tout sélectionner pour prendre d'un coup tous les contacts qui peuvent recevoir un e-mail (les désabonnés et les adresses invalides ne sont jamais proposés).

Le bouton final affiche le nombre exact de clients concernés — « Envoyer à 128 clients », ou « Programmer l'envoi à 128 clients » en mode planifié. Il reste grisé tant qu'aucun modèle ou aucun destinataire n'est choisi.

Avant d'envoyer, OnePlace vous alerte

Juste avant de valider, l'écran signale ce qui pourrait nuire à votre délivrabilité — ce ne sont que des alertes, l'envoi reste possible dans tous les cas :

• le sujet : trop de majuscules, ponctuation excessive (!!!, ???), mots qui déclenchent les filtres anti-spam, plus d'un ou deux émojis ;
• l'horaire choisi, s'il tombe en dehors des heures où vos messages sont le plus lus ;
• des variables non renseignées : si votre e-mail utilise une information de votre entreprise que vous n'avez pas encore remplie dans vos réglages, l'écran vous le dit avant l'envoi — cette information « restera vide dans le message » plutôt que d'afficher une erreur chez le client. Une variable de contact non renseignée (une date de naissance, par exemple) reste, elle aussi, un simple blanc chez les clients pour qui vous ne l'avez pas ;
• si vous n'avez pas encore votre propre adresse d'envoi (aucun nom de domaine actif) : vos e-mails partent tout de même, depuis une adresse @mail.oneplace.fr avec la signature OnePlace ajoutée en bas — voir Envoyer ses e-mails à son nom pour changer ça.

Si votre sujet garde plusieurs signaux d'alerte malgré tout et que vous envoyez quand même, une notification vous revient ensuite dans l'application pour vous le rappeler — l'alerte n'est donc pas seulement affichée une fois puis oubliée.

L'envoi s'étale — et respecte une plage horaire légale

Vos messages ne partent jamais tous en même temps : OnePlace les étale automatiquement, pour que les boîtes mail ne les prennent pas pour du spam — la fenêtre « Envoi démarré » l'indique explicitement (« les messages partiront petit à petit »). Une campagne à destination de plusieurs centaines de contacts prend donc plusieurs minutes à sortir complètement, même en mode « Maintenant » : la progression continue de s'afficher dans la liste des campagnes après la fermeture de la fenêtre.

La loi encadre aussi l'heure d'un envoi commercial : de 8h à 21h30, du lundi au samedi, hors jours fériés. Si l'heure choisie tombe en dehors de cette plage — que ce soit un envoi immédiat ou une planification — OnePlace la reporte automatiquement au prochain créneau autorisé et vous l'indique clairement avant que vous ne confirmiez. Vous n'avez rien à refaire : la campagne partira toute seule à ce moment-là.

Ce que la campagne ne fait pas au premier jour d'un nouveau domaine

Une adresse d'envoi tout juste configurée n'a pas encore la confiance des boîtes mail : OnePlace applique alors une limite quotidienne d'e-mails automatique et progressive, le temps que cette confiance se construise semaine après semaine — vous n'avez rien à régler, elle se lève d'elle-même. Si votre campagne dépasse ce qu'il reste d'envois pour la journée, les destinataires en trop ne sont pas perdus : ils partent automatiquement le lendemain, dans la continuité de la même campagne, sans que vous ayez besoin de relancer quoi que ce soit.

Suivre vos résultats

L'onglet Statistiques affiche vos taux d'ouverture, de clic, de rebond (adresses qui n'existent plus) et de plaintes pour spam — globalement, et campagne par campagne. Un bandeau en tête résume l'état de votre délivrabilité : « Vos e-mails arrivent bien » si tout va bien, ou une liste de points nommés dans le cas contraire, par exemple :

• un taux de plaintes qui dépasse ce que Gmail et Outlook tolèrent avant de bloquer vos envois — la recommandation, dans ce cas, est d'arrêter d'envoyer et de vérifier que chaque personne de votre liste vous a bien donné son accord avant de reprendre ;
• un taux d'adresses invalides trop élevé — au-delà d'un certain seuil, ces deux mêmes boîtes mail bloquent fortement vos envois suivants, pas seulement ceux déjà partis ;
• beaucoup de désabonnements d'un coup — souvent le signe que vous écrivez à trop de monde à la fois, ou trop souvent ;
• peu d'ouvertures — vos e-mails partent peut-être dans les spams, ou l'objet ne donne pas envie de les ouvrir.

En dessous d'un petit volume d'envois, l'écran vous prévient plutôt que ces chiffres ne veulent encore rien dire : mieux vaut accumuler quelques campagnes avant d'en tirer des conclusions.

Chaque campagne passée garde aussi ses propres chiffres, consultables séparément du total : utile pour repérer quel sujet ou quel contenu a le mieux fonctionné avant d'en rédiger un nouveau.

Si un client répond

Un e-mail de campagne n'est pas un envoi à part : il s'ajoute au fil de conversation habituel de ce contact, exactement comme un message que vous lui auriez écrit à la main depuis la messagerie. Si le client répond, sa réponse arrive dans votre boîte de réception normale — pas dans un espace séparé propre aux campagnes — et vous pouvez lui répondre directement de là. Voir Répondre à un client.

Modifier ou annuler une campagne

Une fois créée, une campagne ne se modifie plus : ni son texte, ni sa liste de destinataires. Pour corriger quelque chose, supprimez-la et recommencez. La suppression (bouton corbeille, avec confirmation — « La campagne et la liste des clients concernés seront supprimées. C'est définitif. ») fonctionne à tout moment, y compris sur une campagne encore planifiée : c'est le seul moyen d'annuler un envoi avant qu'il ne parte. Une fois l'envoi commencé, en revanche, les messages déjà partis l'ont été — supprimer la campagne n'y change rien, elle disparaît simplement de votre liste avec son historique.

Si la création d'une campagne réussit mais que le démarrage de l'envoi échoue juste après (une coupure réseau, par exemple), elle reste visible avec le statut Brouillon plutôt que de disparaître : rien n'est perdu, mais rien n'est parti non plus — recommencez depuis Nouvelle campagne.

Le piège courant

Créer un e-mail dans « à envoyer vous-même » ne l'envoie à personne : c'est un modèle prêt à réutiliser, rien de plus. Pour qu'il parte réellement, il faut créer une campagne dans l'onglet Campagnes et choisir ce modèle — seuls les messages automatiques de rendez-vous (confirmation, rappel, annulation…) partent tout seuls, sans création de campagne.

Autre point à connaître : le contenu d'une campagne est figé au moment où vous la créez. Si vous modifiez le modèle d'origine après coup, les campagnes déjà envoyées gardent leur texte tel qu'il était au départ — l'historique de ce que vos clients ont réellement reçu ne change jamais rétroactivement.

Et après

• Envoyer une campagne SMS
• Automatiser ses rappels
• Envoyer ses e-mails à son nom
• Relancer les clients inactifs