Créer et retrouver un contact

Contacts liste toutes les personnes que vous gérez — clients ou prospects. Cet article couvre la création, la recherche, la mise à jour d'une fiche, et ce qui se passe quand vous supprimez un contact. Aucune de ces actions n'est réservée à un administrateur : tout membre de votre équipe peut créer, modifier, archiver ou restaurer un contact.

Créer un contact

Le bouton Créer un contact, en haut de la liste, ouvre le formulaire Nouveau contact : prénom, nom, e-mail, téléphone, WhatsApp (si différent du téléphone), adresse, date de naissance, et le SIREN de son entreprise si vous facturez en électronique à des professionnels. Aucun champ n'est obligatoire à part un minimum d'identité — un nom, un e-mail ou un téléphone suffit pour créer la fiche.

Vos collègues sont prévenus : créer un contact envoie une notification interne aux autres membres de votre équipe (« Nouveau contact créé »), pour que tout le monde sache qu'un nouveau client vient d'entrer dans le carnet. Cette notification ne part que pour une création manuelle — importer un fichier de plusieurs centaines de contacts n'en déclenche aucune, pour ne pas inonder votre équipe.

Retrouver un contact

La barre de recherche en haut de la liste filtre par nom, e-mail, téléphone — et par le contenu des Remarques — au fil de la frappe. Cliquez sur un résultat pour ouvrir sa fiche. Tant qu'aucun contact n'existe encore, la liste affiche Aucun contact pour le moment à la place des résultats.

Mettre à jour une fiche

Cliquez sur un contact pour ouvrir sa fiche : toutes ses informations sont modifiables directement dans le même formulaire, y compris une zone Remarques en texte libre. Rien ne s'enregistre automatiquement pendant que vous tapez — il faut cliquer sur Enregistrer pour valider vos changements, un bouton qui reste actif même si vous n'avez rien modifié. Si votre entreprise a une carte de fidélité active, son avancement s'affiche aussi sur cette fiche.

Une fiche qui se tient à jour toute seule

Vous n'avez pas besoin de recopier les infos d'un client à la main à chaque réservation ou formulaire rempli :

• Une correction quasi certaine (le client a confirmé le même e-mail ou le même téléphone que sur sa fiche, mais avec un nom légèrement différent) s'applique automatiquement, sans rien vous demander.
• Une information qui contredit clairement ce qui est enregistré (un autre numéro de téléphone, par exemple) ne remplace jamais rien toute seule : un bandeau Ce client vous a donné de nouvelles infos apparaît sur sa fiche, avec le choix entre Mettre à jour et Garder l'ancien.

Ce même principe s'applique à l'import d'un fichier de contacts : une ligne qui correspond à un contact déjà connu (même e-mail ou même téléphone) met à jour sa fiche plutôt que d'en créer une seconde — voir Importer ses contacts.

Ajouter des contacts en masse, agir sur plusieurs à la fois

Le bouton Importer ouvre l'import de fichier — voir Importer ses contacts. Depuis la liste, cocher plusieurs contacts fait apparaître une barre d'actions groupées : Envoyer un SMS et Envoyer un e-mail vous emmènent vers une campagne prête à l'emploi pour cette sélection, et Supprimer les archive tous en une fois. Le bouton Exporter, au-dessus de la liste, télécharge vos contacts (ou votre sélection) dans un fichier CSV.

Une suppression groupée traite les contacts un par un plutôt qu'en un seul geste : si l'un d'eux échoue pour une raison ou une autre, les autres sont quand même archivés, et un message vous indique combien ont réussi et combien ont échoué — plutôt que de tout annuler au premier problème.

Supprimer un contact

Supprimer, sur la fiche ou depuis le menu ··· de la liste, n'efface rien tout de suite : le contact est archivé et reste restaurable pendant un mois. Un lien Voir les supprimés (N) au-dessus de la liste ouvre la liste des contacts archivés (Aucun contact archivé tant qu'elle est vide), avec la date de suppression définitive de chacun et deux actions : Restaurer, ou Supprimer définitivement (qui demande de taper SUPPRIMER pour confirmer — la seule des deux suppressions qui exige une saisie plutôt qu'un simple clic). Passé le délai d'un mois, tout est effacé pour de bon : le contact, ses rendez-vous, ses conversations, les formulaires qu'il a remplis, ses appels et ses notes — à l'exception des pièces comptables (factures, écritures, dépenses), toujours conservées puisqu'elles n'ont aucun lien direct avec la fiche du contact.

Restaurer un contact ne restaure que la fiche elle-même : si ses rendez-vous ou ses conversations ont déjà été effacés pour de bon entre-temps (passé le délai d'un mois), ils ne reviennent pas.

Le piège courant

Créer un contact avec un e-mail ou un téléphone déjà utilisé par un autre contact de votre organisation échoue — mais avec un message d'erreur technique plutôt qu'une explication claire, faute d'une vérification préalable dans le formulaire. Si la création d'un contact échoue de façon incompréhensible, la première chose à essayer est de rechercher ce contact plutôt que de forcer une seconde création : il existe probablement déjà.

Second point, et c'est une bonne nouvelle : la recherche regarde aussi le contenu des Remarques. Tapez « allergique » ou « matin » et vous retrouvez les clients chez qui vous l'aviez noté — ce n'était pas le cas jusqu'à présent, une information écrite là restait introuvable même en tapant le mot exact. Cela vaut dans la liste des contacts comme dans les listes déroulantes qui proposent un client (rendez-vous, campagne, devis).

Et après

• Importer ses contacts
• Champs personnalisés
• Répondre à un client