Champs personnalisés

Les champs proposés par défaut sur une fiche contact (nom, e-mail, téléphone, adresse…) ne couvrent pas tout ce qu'un métier a besoin de suivre — une pointure, une préférence, un numéro de dossier. Informations personnalisées, dans vos réglages, vous laisse créer les vôtres. N'importe quel membre de votre équipe peut en créer, en modifier ou en supprimer — ce n'est pas réservé aux administrateurs.

Ouvrir vos informations personnalisées

Cliquez sur l'icône d'engrenage Paramètres en bas de la barre latérale, puis sur Informations personnalisées. La liste affiche celles déjà créées, avec leur type.

Créer une information

Le bouton + Nouvelle information ouvre une fenêtre en deux temps. D'abord le type, organisé par famille :

• Saisie de texte — ligne unique ou lignes multiples ;
• Valeurs — nombre, numéro de téléphone, ou montant ;
• Sélection des options — liste déroulante (choix unique ou multiple), boutons radio, cases à cocher, ou date & heure ;
• Autres — Fichier à joindre (un document déposé sur la fiche, stocké de façon privée — un justificatif, un contrat signé à la main et scanné) et Signature (capture une signature tracée au doigt ou à la souris, par exemple pour garder la trace de l'acceptation d'une condition particulière propre à votre métier).

Les options d'une liste déroulante, de boutons radio ou de cases à cocher s'affichent toujours dans leur ordre de création — il n'existe pas de geste pour les réorganiser après coup. Si l'ordre compte pour vous (des tarifs classés du moins cher au plus cher, par exemple), pensez-y avant de les ajouter une à une.

Ensuite, un nom pour cette information (affiché sur chaque fiche contact) et, si vous le souhaitez, une valeur par défaut proposée quand le champ est encore vide. Deux informations personnalisées ne peuvent pas porter le même nom : OnePlace refuse la création avec le message « Vous avez déjà une information personnalisée qui porte ce nom. » plutôt qu'un doublon silencieux.

Gérer les options d'une liste ou de boutons radio

Pour un type à choix (liste déroulante, radio, cases à cocher), vous ajoutez, renommez et supprimez les options depuis la liste des informations personnalisées. Ajouter une option identique à une existante, ou renommer une option avec le libellé d'une autre, est refusé avec un message qui nomme l'option en cause plutôt qu'une erreur générique. Renommer une option ne touche à rien côté fiches contact : chaque contact garde sa réponse, simplement affichée avec le nouveau libellé — l'identifiant technique qui la relie ne change jamais.

Supprimer une option qui a déjà été choisie par des clients est plus délicat, et OnePlace vous le montre avant de valider : le nombre de fiches concernées s'affiche, avec deux choix — Garder en place (recommandé) laisse la réponse de chaque client telle quelle, affichée avec la mention « Cette option n'existe plus. », et elle disparaît simplement des nouveaux formulaires ; Vider partout retire la réponse de la fiche de chaque contact concerné, une action irréversible. Si OnePlace n'arrive pas à vérifier combien de fiches sont concernées (une coupure réseau, par exemple), un message vous prévient que la suppression reste possible mais que vous n'avez pas la certitude du nombre de réponses perdues.

Où elles apparaissent

Une fois créée, une information personnalisée s'affiche automatiquement sur la fiche de chaque contact, prête à remplir. Vous pouvez aussi l'inclure dans vos formulaires pour la faire remplir directement par vos clients — dans ce cas, c'est le client lui-même qui choisit sa valeur, au même titre que les autres champs du formulaire. Vos informations personnalisées suivent aussi vos contacts quand vous les exportez en CSV depuis Contacts — rien ne reste coincé dans OnePlace si vous devez un jour transférer vos données ailleurs.

Le piège courant

Supprimer entièrement une information personnalisée (pas seulement une option) efface la donnée correspondante sur toutes les fiches contact d'un coup, immédiatement et sans délai de récupération — contrairement à la suppression d'un contact, qui reste restaurable pendant un mois. Il n'existe aucun écran intermédiaire proposant de « garder en place » comme pour la suppression d'une simple option : c'est tout ou rien. Avant de supprimer une information que des fiches utilisent déjà, demandez-vous si vous ne préférez pas simplement arrêter de la remplir.

Et après

• Créer et retrouver un contact
• Créer un formulaire
• Importer ses contacts