Un client demande un devis au téléphone

Un appel ne laisse aucune trace tant que vous n'en créez pas une vous-même. Voici l'ordre à suivre pendant que vous avez encore le client en ligne, pour finir avec un devis réellement prêt à signer plutôt qu'une note sur un bout de papier.

Retrouvez le contact pendant que vous l'avez au téléphone

Avant de créer une fiche, cherchez-le par son nom ou son numéro : s'il existe déjà, la création échoue avec un message peu clair — mieux vaut l'éviter que le déchiffrer en pleine conversation (détail dans Créer et retrouver un contact). S'il est vraiment nouveau, créez-le tout de suite avec ce que vous avez sous la main : un nom suffit, vous compléterez l'e-mail et le reste plus tard si l'appel presse.

Chaque ligne du devis est un produit de votre catalogue

Un devis ne contient pas de ligne libre : chaque ligne est un produit, avec son prix et sa TVA. Si le client demande quelque chose que vous n'avez encore jamais facturé, créez le produit sans quitter le devis — Créer « … » apparaît quand la recherche ne trouve rien. Vérifiez le prix avant de valider : il part tel quel sur le devis. Voir Créer un produit.

Composez le devis, avec ce que le client doit voir

Composez le devis normalement — client, produits, message d'introduction — et relisez la date d'expiration, pré-remplie à un mois : raccourcissez-la si le tarif donné au téléphone ne doit pas rester acceptable aussi longtemps. Créer et envoyer crée le devis et tente l'envoi automatique par e-mail — voir Envoyer un devis et le faire signer pour le détail du formulaire et des options avancées.

Si l'appel vous surprend loin de votre ordinateur

Si le client appelle pendant que vous êtes en déplacement, l'application mobile permet de composer un devis simple depuis Accueil → Mes outils → Devis : client, prestations, date de validité, envoi par e-mail. Pour une remise, un acompte ou des conditions particulières, il faudra l'ordinateur — mieux vaut alors annoncer au client que le devis partira dans l'heure. Voir Envoyer un devis et le faire signer.

Sur un appel, ne comptez pas que sur l'e-mail

Un e-mail pris à l'oreille pendant un appel se trompe facilement d'une lettre, et rien ne vous avertit d'un envoi qui n'arrive jamais chez le bon destinataire. Le réflexe le plus sûr : ouvrez vous-même le panneau Lien et QR code pour faire accepter le devis, et envoyez-le par SMS ou lisez-le au client pendant qu'il est encore en ligne — même avant la fin de votre vérification d'identité Stripe (détail dans Envoyer un devis et le faire signer).

Accepté, la facture part toute seule

Dès que le client accepte, la facture est émise et envoyée par e-mail quand c'est possible — détail dans Envoyer un devis et le faire signer. S'il vous donne son accord au téléphone sans cliquer, le menu Autres actions du devis propose Marquer comme accepté, qui émet et envoie la facture de la même façon : ne l'utilisez qu'avec un accord réel. Avec un acompte, seule la facture d'acompte part ; le solde se facture plus tard, depuis l'onglet Factures.

S'il change finalement d'avis

Un client peut aussi refuser directement depuis la page du devis, avec un motif facultatif — vous en êtes averti par une notification, aucune facture n'est créée. Puisque vous l'avez déjà eu au téléphone, c'est souvent plus simple de le rappeler directement pour comprendre ce qui coince plutôt que d'attendre qu'il détaille sa raison dans un champ de formulaire.

Le piège courant

Un devis n'a pas de relance automatique, contrairement à une facture : il reste simplement Envoyé jusqu'à ce que le client décide, ou jusqu'à sa date d'expiration. Si le client dit oui au téléphone mais met plusieurs jours à cliquer, personne ne le relancera à votre place — c'est à vous de reprendre la conversation si le silence se prolonge, avec le bouton Renvoyer du devis plutôt qu'en recréant un second devis pour la même demande.

Et après

• Créer et envoyer une facture
• Demander un paiement en conversation
• Un client veut payer à distance