Je pars en congés

Partir tranquille demande de régler trois choses dans un ordre précis : votre agenda, ce qui y était déjà casé avant que vous ne le fermiez, et ce que vos clients entendent ou lisent pendant que vous n'êtes pas là.

Bloquez large, et tout de suite

Un blocage ne coûte rien à poser plusieurs semaines à l'avance — plus tôt vous le faites, moins vous risquez qu'un nouveau rendez-vous se glisse dans la période avant que vous n'y pensiez. La date de fin n'est pas limitée au même jour que le début : un seul blocage couvre toutes vos vacances d'un coup, pas besoin d'en poser un par jour. Si votre équipe compte plusieurs personnes, précisez qui est concerné — vous seul, ou tout le monde. Voir Bloquer un créneau pour le geste, déjà détaillé là-bas.

Vérifiez ce qui était déjà pris avant de confirmer

Si la période choisie chevauche des rendez-vous déjà pris, OnePlace vous arrête avant de valider et vous liste qui est concerné — mais le blocage, si vous choisissez de continuer quand même, ne touche à aucun de ces rendez-vous existants : ils restent tels quels dans votre agenda. À vous de les reporter ou de les annuler un par un avant de partir, pas au moment où vous seriez censé être en congé.

Une décision de dernière minute se prend depuis votre mobile

Contrairement à la plupart des réglages de cette semaine, bloquer un créneau se fait aussi bien depuis l'application mobile que sur ordinateur, avec le même principe — pratique pour fermer votre agenda depuis votre téléphone au moment même où une absence imprévue se décide, sans attendre d'être devant un ordinateur. Si votre équipe compte plusieurs personnes, n'importe qui peut poser ce blocage pour un collègue, pas seulement pour lui-même : pas besoin d'attendre que la personne concernée s'en charge en personne.

Le répondeur ne se ferme pas tout seul

Un blocage d'agenda a une date de fin qui se gère toute seule ; le message que vos appelants entendent, non. Si vous voulez prévenir au téléphone — un message d'accueil ou une messagerie vocale qui annonce votre absence et votre date de retour —, c'est un texte que vous éditez vous-même dans Réglages → Numéros de téléphone, sans aucune date de fin intégrée. Notez quelque part de le remettre à son texte habituel à votre retour : rien ne le fait pour vous, et un message « nous sommes fermés jusqu'au [date passée] » qui traîne des semaines après votre retour est le genre de détail qu'un client remarque avant vous. Voir Répondeur et horaires.

Ce qu'un collègue voit en consultant votre agenda

Un créneau bloqué ne se confond jamais avec un vrai rendez-vous à l'écran : il s'affiche en gris avec une icône d'interdiction, quand un rendez-vous reste en blanc avec une icône de calendrier classique. Si quelqu'un couvre pour vous pendant vos congés, un coup d'œil à l'agenda suffit à distinguer votre absence des rendez-vous qu'il doit réellement honorer.

Vos messages continuent d'arriver, sans réponse automatique

OnePlace n'a pas de message d'absence pour les conversations : un SMS, un e-mail ou un message WhatsApp reçu pendant vos congés atterrit dans votre boîte de réception normalement, et y reste tel quel jusqu'à ce que quelqu'un le lise — vous à votre retour, ou un collègue resté joignable si vous êtes plusieurs. Si vous voulez que vos clients le sachent avant même de vous écrire, c'est le message du répondeur ci-dessus, ou une mention sur votre site, qui portent cette information — pas un mécanisme automatique de la messagerie elle-même.

Le piège courant

Le texte que vous laissez sur votre répondeur pour annoncer votre absence n'a pas de date de fin : contrairement au blocage d'agenda, qui se referme tout seul à la date que vous avez choisie, ce message reste actif jusqu'à ce que vous alliez vous-même le corriger. Le bon réflexe est de noter, au moment même où vous l'écrivez, la date à laquelle vous devrez le remettre à son texte habituel — sans quoi vos premiers appels de retour commencent tous par une annonce qui n'a plus lieu d'être.

Et après

• Bloquer un créneau
• Répondeur et horaires
• Gérer un rendez-vous