Répondeur et horaires

Une fois votre ligne active, plusieurs réglages décident de ce qui se passe à l'arrivée d'un appel : qui sonne, ce que le client entend avant que ça décroche, et ce qu'il se passe en dehors de vos horaires. Tout se règle depuis Réglages → Numéros de téléphone. N'importe quel membre de votre équipe peut modifier ces réglages — seule l'attribution du numéro (qui y est rattaché) est réservée aux administrateurs.

Qui reçoit les appels

La carte Attribué à liste les membres de votre équipe rattachés à ce numéro — ce sont eux qui reçoivent ses appels et ses SMS ; c'est la seule action de cette page réservée à un administrateur. Vous pouvez aussi choisir d'y rattacher automatiquement tout nouveau membre qui rejoint votre équipe, sans repasser par cet écran.

La carte Qui reçoit les appels ? précise comment ça sonne parmi ces membres attribués, entre trois modes : Toute l'équipe en parallèle (tout le monde sonne en même temps), Personnes spécifiques en parallèle (vous choisissez qui, tous sonnent ensemble), ou Sonner les personnes une par une (la suivante ne sonne que si la précédente n'a pas décroché à temps — si personne ne répond, l'appel part en messagerie). Seuls les membres attribués au numéro y sont proposés : une personne cochée puis retirée du numéro est signalée « ne sonne pas », et si aucune des personnes choisies n'est attribuée, ce sont tous les membres attribués qui sonnent — un appel ne tombe jamais dans le vide.

Message d'accueil avant que ça sonne

La carte Message d'accueil avant que ça sonne diffuse une annonce à l'appelant juste avant que votre téléphone ne se mette à sonner — par exemple : « Bienvenue chez X, nous prenons votre appel. » Ce n'est pas un menu à choix (« Tapez 1… »), juste une annonce, toujours suivie de la sonnerie normale. Écrivez le texte à lire — il sera synthétisé en voix française — ou déposez votre propre enregistrement audio, en MP3 ou en WAV (au-delà de 4 Mo, le fichier est refusé). Un mémo vocal d'iPhone (.m4a) n'est pas accepté : la téléphonie ne sait pas le lire — enregistrez plutôt votre annonce avec le bouton « Enregistrer depuis le navigateur ». Si vous activez cette carte sans fournir ni texte ni fichier audio, OnePlace refuse d'enregistrer et vous le signale directement sous le champ concerné plutôt que de laisser un message d'accueil vide passer en production.

Horaires d'ouverture

La carte Horaires d'ouverture définit vos plages d'ouverture par jour. En dehors de ces horaires, un appel part directement en messagerie vocale : votre téléphone ne sonne pas, et le rappel sonore habituel avant le décroché n'est pas joué non plus. Il compte comme un appel manqué : la fiche et la conversation de l'appelant sont créées (son message vocal s'y range), vous recevez la notification « Appel manqué », et le SMS automatique d'appel manqué part si vous l'avez activé.

Messagerie vocale

Si un appel n'est pas décroché — parce que personne ne répond ou parce qu'il est hors horaires —, il tombe sur la carte Messagerie vocale. Là aussi, un texte à lire (synthétisé en voix française) ou un fichier audio déposé à la place — MP3 ou WAV, 4 Mo au plus. Si le fichier venait à manquer au moment d'un appel, c'est votre texte (ou l'annonce par défaut) qui est lu. Sans annonce de votre part, l'appelant entend : « Bonjour, vous êtes bien chez le nom de votre entreprise. Laissez votre message après le bip. » — pour une annonce à votre voix, enregistrez-la ou déposez un fichier audio dans cette carte.

Si vous désactivez la messagerie vocale, un appel non décroché ne reste pas dans le vide : l'appelant entend simplement « Au revoir. » avant que la ligne ne se coupe. Le SMS automatique d'appel manqué, lui, part quand même si vous l'avez activé séparément — les deux réglages sont indépendants l'un de l'autre.

SMS automatique en cas d'appel manqué

La carte SMS automatique en cas d'appel manqué rassure votre appelant : activez-la et écrivez le texte — au-delà de 320 caractères, la saisie est bloquée —, il sait tout de suite que vous avez vu son appel et que vous allez le rappeler. Il part une seule fois par appel, quel que soit le mode de sonnerie — « une par une » compris — et aussi pour un appel reçu hors horaires. Comme pour le message d'accueil, l'activer sans texte est refusé avant l'enregistrement.

Résumé automatique des appels

Si vous activez Résumé automatique des appels, chaque appel reçu — pas les appels que vous passez vous-même — génère un court résumé en français, affiché directement dans la conversation avec votre contact. L'enregistrement audio ne sert qu'à produire ce résumé : OnePlace n'en garde pas de copie, mais l'original reste chez notre opérateur téléphonique. La loi impose de prévenir votre interlocuteur avant tout enregistrement : sur ordinateur, l'écran exige un message d'information légal — au-delà de 200 caractères, la saisie est bloquée —, lu à l'appelant avant la mise en relation. ⚠️ Depuis l'application mobile, l'option s'active sans ce message : tant que vous ne l'avez pas écrit sur ordinateur, aucun avertissement n'est lu à l'appelant.

Recevoir vos appels sur votre mobile personnel

La carte Réception des appels OnePlace vous permet de faire sonner vos appels sur votre téléphone mobile personnel, en plus du navigateur. C'est un réglage propre à chaque personne, ouvert à tout le monde sans validation d'un administrateur : chaque membre de l'équipe règle ce qui le concerne, lui, en visitant cette page.

Vos messages vocaux ne se mélangent jamais avec le reste de votre médiathèque (images, documents) : ils vivent à part, uniquement accessibles depuis l'onglet Messagerie du composeur d'appel — voir Passer et recevoir des appels.

Numéros bloqués

Une carte dédiée vous permet d'ajouter un numéro pour qu'il soit systématiquement rejeté, sans jamais faire sonner votre ligne. Ses SMS et ses messages WhatsApp sont rangés dans le dossier Indésirables des conversations, sans notification ni facturation : vous pouvez les lire, et remettre l'un d'eux dans vos conversations si vous le souhaitez — le numéro reste bloqué tant que vous ne le retirez pas de la carte. Un « STOP » envoyé par ce numéro est rangé lui aussi, mais sa demande de désinscription est bien prise en compte. Et une réponse à un bouton d'un rappel de rendez-vous WhatsApp (confirmer, déplacer, annuler) arrive toujours : le blocage ne vous fait pas perdre une annulation.

Si vous ne décrochez pas sur votre mobile

Quand vos appels sonnent aussi sur votre mobile personnel, la messagerie de votre opérateur peut prendre un appel que vous ne décrochez pas avant OnePlace : elle répond au bout d'une vingtaine de secondes, selon votre opérateur et vos réglages. OnePlace mesure ce délai tout seul, sur vos premiers appels non décrochés — deux suffisent —, puis arrête de sonner juste avant. Votre message arrive alors dans OnePlace, transcrit, et l'appel apparaît comme manqué. Vous n'avez rien à régler : la carte Réception des appels OnePlace indique où en est la mesure, et la durée de sonnerie affichée est la durée réelle.

Une exception, par nature : un appel que vous refusez, ou qui arrive sur un téléphone éteint ou sans réseau, part tout de suite sur la messagerie de votre téléphone — c'est elle qui répond quand votre téléphone ne le peut pas.

⚠️ L'application mobile ne reçoit pas les appels. Elle sert à en passer, pas à en recevoir : un appel entrant sonne dans le navigateur, ou sur votre téléphone personnel si vous avez activé le renvoi ci-dessus — jamais dans l'application elle-même. Ne comptez donc pas sur elle pour rester joignable en déplacement ; c'est précisément à ça que sert la sonnerie sur mobile personnel.

Et après

• Passer et recevoir des appels
• Je veux arrêter de rater des appels
• Inviter son équipe