Répondeur et horaires
Qui reçoit vos appels, le message d'accueil, vos horaires d'ouverture, et ce qu'entend un client qui tombe sur la messagerie.
Une fois votre ligne active, plusieurs réglages décident de ce qui se passe à l'arrivée d'un appel : qui sonne, ce que le client entend avant que ça décroche, et ce qu'il se passe en dehors de vos horaires. Tout se règle depuis Réglages → Numéros de téléphone. N'importe quel membre de votre équipe peut modifier ces réglages — seule l'attribution du numéro (qui y est rattaché) est réservée aux administrateurs.
Qui reçoit les appels
La carte Attribué à liste les membres de votre équipe rattachés à ce numéro — ce sont eux qui reçoivent ses appels et ses SMS ; c'est la seule action de cette page réservée à un administrateur. Vous pouvez aussi choisir d'y rattacher automatiquement tout nouveau membre qui rejoint votre équipe, sans repasser par cet écran.
La carte Qui reçoit les appels ? précise comment ça sonne parmi ces membres attribués, entre trois modes : Toute l'équipe en parallèle (tout le monde sonne en même temps), Personnes spécifiques en parallèle (vous choisissez qui, tous sonnent ensemble), ou Sonner les personnes une par une (la suivante ne sonne que si la précédente n'a pas décroché à temps — si personne ne répond, l'appel part en messagerie).
Message d'accueil avant que ça sonne
La carte Message d'accueil avant que ça sonne diffuse une annonce à l'appelant juste avant que votre téléphone ne se mette à sonner — par exemple : « Bienvenue chez X, nous prenons votre appel. » Ce n'est pas un menu à choix (« Tapez 1… »), juste une annonce, toujours suivie de la sonnerie normale. Écrivez le texte à lire — il sera synthétisé en voix française — ou déposez votre propre enregistrement audio (mp3, wav ou m4a — au-delà de 10 Mo, le fichier est refusé). Si vous activez cette carte sans fournir ni texte ni fichier audio, OnePlace refuse d'enregistrer et vous le signale directement sous le champ concerné plutôt que de laisser un message d'accueil vide passer en production.
Horaires d'ouverture
La carte Horaires d'ouverture définit vos plages d'ouverture par jour. En dehors de ces horaires, un appel part directement en messagerie vocale : votre téléphone ne sonne pas, et le rappel sonore habituel avant le décroché n'est pas joué non plus.
Messagerie vocale
Si un appel n'est pas décroché — parce que personne ne répond ou parce qu'il est hors horaires —, il tombe sur la carte Messagerie vocale. Là aussi, un texte à lire (synthétisé en voix française) ou un fichier audio déposé à la place — au-delà de 10 Mo, le fichier est refusé — avec la même vérification qu'à l'activer sans contenu.
Si vous désactivez la messagerie vocale, un appel non décroché ne reste pas dans le vide : l'appelant entend simplement « Au revoir. » avant que la ligne ne se coupe. Le SMS automatique d'appel manqué, lui, part quand même si vous l'avez activé séparément — les deux réglages sont indépendants l'un de l'autre.
SMS automatique en cas d'appel manqué
La carte SMS automatique en cas d'appel manqué rassure votre appelant : activez-la et écrivez le texte — au-delà de 320 caractères, la saisie est bloquée —, il sait tout de suite que vous avez vu son appel et que vous allez le rappeler. Comme pour le message d'accueil, l'activer sans texte est refusé avant l'enregistrement.
Résumé automatique des appels
Si vous activez Résumé automatique des appels, chaque appel reçu — pas les appels que vous passez vous-même — génère un court résumé en français, affiché directement dans la conversation avec votre contact. L'enregistrement audio ne sert qu'à produire ce résumé, puis il est supprimé aussitôt — rien n'est conservé. La loi impose de prévenir votre interlocuteur avant tout enregistrement : un message d'information légal — au-delà de 200 caractères, la saisie est bloquée —, lu à l'appelant avant la mise en relation, est obligatoire pour activer cette option — sans lui, OnePlace refuse l'activation.
Recevoir vos appels sur votre mobile personnel
La carte Réception des appels OnePlace vous permet de faire sonner vos appels sur votre téléphone mobile personnel, en plus du navigateur. C'est un réglage propre à chaque personne, ouvert à tout le monde sans validation d'un administrateur : chaque membre de l'équipe règle ce qui le concerne, lui, en visitant cette page.
Vos messages vocaux ne se mélangent jamais avec le reste de votre médiathèque (images, documents) : ils vivent à part, uniquement accessibles depuis l'onglet Messagerie du composeur d'appel — voir Passer et recevoir des appels.
Numéros bloqués
Une carte dédiée vous permet d'ajouter un numéro pour qu'il soit systématiquement rejeté, sans jamais faire sonner votre ligne.
Le piège courant
Si vous faites sonner vos appels sur votre téléphone mobile personnel et que vous ne décrochez pas, le message vocal atterrit sur la messagerie de votre opérateur téléphonique — pas dans OnePlace. Rien ne vous prévient de cette différence à l'écran : vous continuerez de voir votre messagerie OnePlace vide alors qu'un client a bel et bien laissé un message, juste ailleurs. Pour recevoir tous vos messages vocaux au même endroit, désactivez la sonnerie sur mobile personnel : les appels sonneront alors uniquement dans le navigateur, et les messages non décrochés arriveront bien dans votre messagerie OnePlace.
⚠️ L'application mobile ne reçoit pas les appels. Elle sert à en passer, pas à en recevoir : un appel entrant sonne dans le navigateur, ou sur votre téléphone personnel si vous avez activé le renvoi ci-dessus — jamais dans l'application elle-même. Ne comptez donc pas sur elle pour rester joignable en déplacement ; c'est précisément à ça que sert la sonnerie sur mobile personnel, au prix de la messagerie vocale qui part chez votre opérateur.
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