Je veux arrêter de rater des appels

Rater un appel client coûte plus cher qu'un e-mail resté sans réponse — personne ne laisse trois fois le même message. Trois réglages, indépendants les uns des autres, réduisent le risque à chaque étape.

Décidez qui sonne, et comment

Si votre équipe compte plusieurs personnes rattachées au même numéro, choisissez entre les faire sonner toutes en même temps (la plus rapide décroche), un sous-groupe précis, ou les unes après les autres avec un relais automatique si la première ne répond pas à temps. Le bon choix dépend de votre organisation plus que d'une règle générale : une petite équipe qui partage tout gagne souvent à sonner en parallèle, une hiérarchie d'astreinte préfère l'ordre séquentiel. Voir Répondeur et horaires.

Activez le SMS automatique, même si vous décrochez la plupart du temps

C'est le filet le moins cher à poser : un texte qui part tout seul dès qu'un appel n'aboutit pas, pour que l'appelant sache immédiatement que vous avez vu son appel plutôt que de rester sans nouvelles en se demandant s'il doit rappeler. Ce réglage fonctionne indépendamment de tout le reste — vous pouvez l'activer même si vous décrochez presque toujours, comme filet pour les rares fois où ça n'arrive pas.

Réglez vos horaires pour que la messagerie prenne le relais proprement

En dehors de vos horaires d'ouverture, un appel part directement en messagerie vocale sans faire sonner votre ligne. Des horaires justes évitent deux problèmes symétriques : des clients qui tombent sur une messagerie alors que vous êtes ouvert parce que les horaires enregistrés ne sont plus à jour, ou l'inverse. Un message d'accueil clair, lu ou enregistré par vos soins, fait le reste. Voir Répondeur et horaires.

Si vous voulez être joignable en dehors du navigateur

Faire sonner vos appels sur votre téléphone mobile personnel, en plus du navigateur, prolonge votre portée pendant vos déplacements. Chaque membre de l'équipe règle ça pour lui-même, sans validation d'un administrateur. Pour distinguer un appel professionnel d'un appel personnel une fois qu'il arrive sur votre mobile, activez en plus l'identification d'appel — voir Voir qui appelle.

Un seul onglet à la fois peut sonner

Si vous gardez OnePlace ouvert dans plusieurs onglets ou plusieurs fenêtres de navigateur, un seul d'entre eux — le plus récemment utilisé — peut réellement recevoir un appel ; les autres restent silencieux, sans le moindre message pour vous en avertir. Un appel qui semble ne jamais arriver vient parfois de là plutôt que d'un réglage mal fait : vérifiez d'abord le bon onglet avant de chercher plus loin.

Installer l'application mobile ne suffit pas à elle seule

C'est l'hypothèse la plus naturelle, et elle est fausse : l'application ne fait que passer des appels, jamais en recevoir (voir Répondeur et horaires). Si votre objectif est de rester joignable en dehors du navigateur, c'est le renvoi sur mobile personnel — ci-dessus — qu'il faut activer, pas l'installation seule.

Le piège courant

Réduire les appels manqués en activant le renvoi sur mobile personnel a un coût qu'on découvre après coup : vos messages vocaux se retrouvent éclatés entre deux boîtes, celle d'OnePlace et celle de votre opérateur, sans indication à l'écran pour savoir où chercher. Voir Répondeur et horaires pour le détail. Arbitrez selon ce qui compte le plus pour vous : joignable partout, ou tous vos messages au même endroit — les deux ne sont pas cumulables.

Et après

• Répondeur et horaires
• Passer et recevoir des appels
• Voir qui appelle