Inviter son équipe

Réglages → Mon équipe liste les personnes qui ont accès à OnePlace pour votre organisation, et c'est de là que vous en ajoutez de nouvelles, changez leur rôle, ou leur retirez l'accès.

Inviter un membre

Le bouton Ajouter un membre, en haut de la page, ouvre un formulaire avec cinq champs : Prénom, Nom, E-mail, Téléphone, et Accès — un choix entre deux boutons, Membre ou Responsable (le sens de cette distinction est expliqué plus bas). Validez avec Envoyer l'invitation ; Annuler referme le formulaire sans rien envoyer.

Seule la personne responsable du compte peut inviter quelqu'un. Si ce n'est pas votre cas, le bouton Ajouter un membre reste visible mais grisé, et affiche au survol : « Seul le responsable du compte peut inviter quelqu'un. » — demandez à un responsable existant de le faire, ou de vous accorder ce rôle.

Si l'e-mail saisi correspond déjà à un compte OnePlace existant, ce n'est pas traité comme une erreur : un message vous informe que « Cet e-mail possède déjà un compte. L'invitation a tout de même été enregistrée. », et la personne pourra rejoindre votre organisation avec son compte existant. Si l'envoi de l'e-mail d'invitation échoue pour une raison technique, l'invitation reste tout de même enregistrée — un message vous le signale, à vous de recontacter la personne autrement en attendant. Un numéro de téléphone qui ressemble à un service temporaire plutôt qu'à une ligne personnelle est refusé au moment de l'invitation, avec une explication à l'écran. Si votre organisation a atteint le nombre de membres inclus dans votre offre, l'invitation est également refusée, avec un message qui vous invite à changer d'offre plutôt que de vous laisser deviner pourquoi elle n'aboutit pas.

Les rôles : Membre et Responsable

Les deux rôles ont, pour l'essentiel, exactement les mêmes droits : accès aux conversations, aux rendez-vous, aux contacts, aux paiements, au site. La différence tient en quelques points précis, réservés au Responsable — inviter d'autres personnes, gérer l'abonnement OnePlace, et quelques réglages sensibles supplémentaires. En cas de doute sur le rôle à choisir pour quelqu'un qui travaille au quotidien avec vos clients sans avoir à gérer l'équipe ou la facturation, Membre convient dans la grande majorité des cas.

Ce qui se passe pour la personne invitée

Elle reçoit un e-mail avec un lien. En cliquant dessus, elle atterrit sur un écran Choisissez votre mot de passe (« Pour accéder à l'espace de votre équipe. »), avec les mêmes critères qu'à une inscription classique — au moins huit caractères, une minuscule, une majuscule, un chiffre. Une fois validé, un code à 6 chiffres est envoyé par SMS sur l'écran Confirmer votre numéro, avec un bouton pour en redemander un si rien n'arrive.

Si le numéro qu'elle a renseigné à son inscription initiale (avant d'être invitée) est en réalité déjà utilisé par un autre compte, elle le découvre à cette étape précise, avec un message explicite : « Ce numéro de téléphone est déjà utilisé par un autre compte. Prévenez la personne qui vous a invité. »

Contrairement à vous lors de votre propre inscription, la personne invitée n'a ni carte bancaire à enregistrer ni abonnement à choisir de son côté — c'est votre organisation qui porte l'abonnement OnePlace, pas chacun de ses membres. Une fois son numéro vérifié, elle arrive directement sur le tableau de bord, prête à travailler.

Si le code ne passe pas

Contrairement à une inscription classique, cet écran applique un blocage strict : au bout de cinq codes erronés, la personne invitée est déconnectée et redirigée vers la connexion avec le message « Trop de codes erronés. Demandez à la personne qui vous a invité de vous renvoyer une invitation. » La seule façon de reprendre est de recevoir une nouvelle invitation de votre part.

Une invitation trop ancienne — au-delà de quelques jours — n'est plus valable non plus. Selon le moment où la personne s'y prend, elle voit soit « Impossible de vous connecter. Le lien a peut-être expiré. » directement en cliquant sur le lien reçu, soit, si elle a dépassé cette étape, un message l'invitant à se reconnecter ou à nous écrire. Dans les deux cas, la solution est la même : renvoyez une invitation depuis cette page.

Consulter votre équipe

Le tableau liste chaque personne — nom, e-mail, téléphone personnel, ses disponibilités de travail (avec un crayon pour les modifier directement depuis cette page), son rôle, et sa date d'ajout.

Une invitation pas encore acceptée apparaît dans ce même tableau, légèrement estompée, avec « En attente » à la place d'une date d'ajout — c'est ainsi que vous distinguez qui a déjà rejoint votre équipe de qui n'a pas encore terminé.

Les disponibilités de chaque membre ne sont pas qu'une information affichée pour mémoire : elles déterminent les créneaux que ce membre peut se voir attribuer sur vos prestations partagées. Voir Prestations à plusieurs praticiens pour la suite, une fois votre équipe en place.

Changer un rôle ou retirer un accès

Sur chaque ligne du tableau — sauf la vôtre — un bouton ··· ouvre un menu avec deux actions, réservées au responsable du compte comme l'invitation.

Passer responsable / Repasser membre — bascule le rôle de la personne. Une fenêtre de confirmation résume ce qui change avant de valider : devenir responsable permet d'inviter d'autres personnes, de gérer l'abonnement OnePlace, et de retirer l'accès d'un coéquipier ; à l'inverse, repasser membre retire ces trois capacités — le reste de l'accès (conversations, rendez-vous, contacts, paiements, site) ne change pas.

Retirer de l'équipe — coupe l'accès immédiatement. La fenêtre de confirmation détaille ce qui va se passer avant de valider :

• La personne perd l'accès à OnePlace sur-le-champ : conversations, rendez-vous, paiements, comptabilité.
• Ses rendez-vous à venir restent dans l'agenda, sans personne assignée, prêts à être redistribués — rien n'est annulé, aucun client n'est prévenu.
• Son numéro cesse de recevoir vos appels et SMS, et elle n'a plus les notifications de l'entreprise sur son téléphone.
• Le travail déjà fait à son nom — rendez-vous passés, contacts créés, écritures comptables — reste inchangé : c'est un retrait d'accès, pas un effacement.

Deux limites protègent votre organisation, quel que soit votre rôle : impossible de retirer ou de rétrograder le dernier responsable (il en faut toujours au moins un pour gérer l'équipe et l'abonnement), et impossible d'agir sur votre propre compte — demandez à un autre responsable si besoin.

Si vous devez redonner accès à quelqu'un que vous avez retiré, ré-invitez-la comme n'importe quel nouveau membre (voir plus haut) : son historique — rendez-vous passés, contacts, factures — est toujours là, seul son accès repart de zéro (elle n'est, par exemple, plus automatiquement rattachée aux prestations ou au numéro de téléphone qu'elle gérait avant).

Et après

• Créer son compte et se connecter
• Configurer son entreprise
• Prestations à plusieurs praticiens