J'embauche quelqu'un
L'inviter avec le bon rôle, la rattacher à ce qu'elle doit assurer, et le réglage qu'il ne faut pas oublier si ses horaires diffèrent des vôtres.
Un nouveau membre d'équipe demande quelques réglages dans un ordre précis pour que son premier jour se passe sans surprise — la sienne comme celle d'un client qui tomberait sur un créneau où elle n'est pas censée travailler.
Invitez-la avec le bon rôle
Seule la personne responsable du compte peut envoyer l'invitation. Au moment de choisir entre Membre et Responsable, sachez que les deux rôles ont pour l'essentiel les mêmes droits au quotidien — la différence ne porte que sur la gestion de l'équipe et de l'abonnement. Sauf besoin précis d'inviter d'autres personnes ou de gérer la facturation, Membre convient dans la grande majorité des cas. Voir Inviter son équipe.
Si l'invitation est refusée
Deux raisons peuvent bloquer l'envoi : un numéro qui ressemble à une ligne temporaire plutôt qu'à un vrai mobile personnel, ou votre nombre de membres déjà au maximum de ce que couvre votre offre. Dans les deux cas, OnePlace vous l'explique directement plutôt que de vous laisser deviner pourquoi le formulaire ne valide pas.
Rattachez-la à ce qu'elle doit assurer
Si elle prend des rendez-vous, ouvrez chaque prestation concernée et ajoutez-la parmi les membres pouvant l'assurer — sans ce rattachement, OnePlace continue de proposer les créneaux comme si elle n'existait pas. Cette carte demande un palier supérieur à celui d'entrée de gamme : si votre organisation n'y a pas accès, elle s'affiche verrouillée plutôt que directement modifiable. Voir Créer une prestation et Prestations à plusieurs praticiens.
Réglez ses disponibilités si elles diffèrent des vôtres
C'est l'étape qu'on oublie le plus facilement, et celle qui a le plus de conséquences : tant qu'aucun horaire personnel n'est réglé pour elle, OnePlace la considère disponible chaque fois qu'une prestation l'est elle-même — jamais « indisponible » par défaut. Si elle travaille à temps partiel ou sur un planning différent de celui de votre activité, réglez ses disponibilités dès que vous la rattachez à une prestation partagée, depuis Réglages → Équipe. Voir Prestations à plusieurs praticiens.
Si elle doit aussi répondre au téléphone
Le rattachement à un numéro de téléphone est une action séparée, réservée elle aussi à un administrateur — sans lui, elle ne recevra ni appel ni SMS sur ce numéro. Vous pouvez faire ce rattachement une fois pour toutes en cochant l'option qui l'applique automatiquement à tout nouveau membre qui rejoint l'équipe, pour ne plus avoir à y repenser à chaque embauche suivante. Voir Répondeur et horaires.
Elle peut s'installer sur son téléphone dès le premier jour
Une fois son compte créé, rien ne l'empêche d'installer l'application mobile en plus de son accès navigateur — les deux fonctionnent avec les mêmes identifiants, sans réglage supplémentaire de votre côté. Voir Installer l'application.
Le piège courant
Rattacher un nouveau membre à une prestation sans régler ses disponibilités ne le bloque pas — au contraire, il devient immédiatement réservable sur tous les horaires où la prestation est ouverte, y compris ceux où il n'est en réalité pas présent. C'est le sens inverse de ce qu'on imagine spontanément : le risque n'est pas qu'un client ne puisse jamais réserver avec elle, mais qu'il réserve alors qu'elle ne travaille pas ce jour-là.
Et après
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