Conversations et contacts

Voici comment échanger avec vos clients au quotidien, et comment garder votre carnet de contacts à jour.

Votre boîte de réception unique

Conversations réunit tous vos échanges avec un même contact au même endroit : e-mails, SMS et appels (avec la durée et, si vous en recevez, le message vocal) apparaissent dans un seul fil, dans l'ordre où ils se sont passés. Vous n'avez pas besoin d'ouvrir plusieurs outils pour retrouver l'historique d'un client.

Cliquez sur une conversation dans la liste de gauche pour l'ouvrir. Elle passe automatiquement en « lu » pour toute votre équipe.

Répondre à un client

En bas du fil ouvert, une zone de texte vous laisse choisir d'écrire un e-mail ou un SMS, puis d'envoyer. Pour un e-mail, vous avez la mise en forme habituelle (gras, italique, listes, liens), la possibilité d'insérer une image ou une pièce jointe, et des variables comme le prénom du contact qui se remplissent automatiquement à l'envoi. Pour un SMS, un compteur vous indique le nombre de caractères restants avant qu'un second message ne soit facturé.

Démarrer une nouvelle conversation

Le bouton Nouveau en haut de la liste ouvre une nouvelle conversation : vous recherchez un contact existant ou vous en créez un à la volée.

Retrouver et organiser vos conversations

• La barre de recherche en haut de la liste filtre par nom ou contenu.
• Deux filtres rapides : Tout et Non lus. Une étoile vous montre uniquement vos conversations épinglées.
• Cliquez sur l'étoile d'une conversation pour l'épingler : elle remonte en haut de la liste, pratique pour un dossier en cours que vous voulez garder sous la main.
• Un contact peut aussi être marqué comme lu ou non lu manuellement, ou supprimé — la suppression d'une conversation est définitive.

Avant de pouvoir envoyer

Deux prérequis, selon le canal :

• E-mail : votre nom de domaine doit être actif (Réglages → Noms de domaine). Sans domaine connecté, vos e-mails partent quand même, depuis une adresse OnePlace partagée — mais mieux vaut relier votre propre nom de domaine pour que vos messages partent avec votre adresse.
• SMS : il vous faut un numéro de téléphone actif, mis en service automatiquement à votre inscription. Voir Téléphoner et gérer ses appels pour comprendre comment il fonctionne.

Votre carnet de contacts

Contacts liste toutes les personnes que vous gérez — clients ou prospects. Une recherche en haut filtre par nom, e-mail, téléphone ou note.

Cliquez sur un contact pour ouvrir sa fiche : ses informations (nom, e-mail, téléphone, WhatsApp si différent, date de naissance, adresse, remarques libres) sont modifiables directement dans le même formulaire. Si votre entreprise a une carte de fidélité active, son avancement s'affiche aussi sur cette fiche.

Ajouter des contacts

• Un par un : bouton Créer un contact.
• En masse : bouton Importer, qui accepte un fichier Excel (CSV). Vous faites correspondre chaque colonne de votre fichier à l'information correspondante dans OnePlace (nom, e-mail, téléphone…) avant de valider.

Agir sur plusieurs contacts à la fois

Cochez plusieurs contacts dans la liste : une barre apparaît en bas de l'écran avec trois actions groupées — Envoyer un SMS, Envoyer un e-mail (les deux vous emmènent vers une campagne prête à l'emploi pour ces contacts) et Supprimer. Le bouton Exporter au-dessus de la liste télécharge vos contacts (ou votre sélection) dans un fichier Excel.

Informations personnalisées

Si les champs proposés par défaut ne suffisent pas — une date d'anniversaire, une préférence, un numéro de dossier — vous pouvez créer vos propres champs dans Réglages → Informations personnalisées. Ils apparaissent ensuite automatiquement sur chaque fiche contact, et vous pouvez les inclure dans vos formulaires.

Le piège courant

Supprimer un contact n'efface rien tout de suite : il est archivé et reste restaurable pendant un mois avant d'être définitivement effacé. Si vous avez supprimé un contact par erreur, contactez-nous rapidement plutôt que de le recréer à la main — le délai n'est pas illimité.